Avis 20160979 Séance du 28/04/2016

Maître X, conseil de Madame X, agent titulaire employée à la ville du Chautay, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 7 mars 2016, à la suite du refus opposé par le maire du Chautay à sa demande d'envoi postal d'une copie de l'entier dossier administratif individuel de sa cliente. La commission rappelle d'une part que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission émet donc, sous cette réserve, un avis favorable à la communication de son dossier à Madame X. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle d'autre part qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. En l'espèce, Madame X a indiqué à la commission que le maire de la commune l'a invitée à venir consulter sur place son dossier avant de réaliser les copies des documents qu'elle jugerait utiles. En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission considère que les éléments en sa possession ne laissent pas présumer que la demande de communication de copie du dossier administratif de l'intéressée porterait sur un volume particulièrement important de documents qui serait incompatible avec le bon fonctionnement des services ou excéderait les possibilités techniques de l'administration. Dans ces conditions, la commission émet par suite un avis favorable à la communication à Madame X d'une copie de son entier dossier administratif, à ses frais, selon les modalités ci-dessus rappelées.