Avis 20160804 Séance du 31/03/2016
Copie de l'intégralité du dossier administratif de sa cliente.
Maître X, conseil de Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 23 février 2016, à la suite du refus opposé par le préfet du Val-de-Marne à sa demande de copie de l'intégralité du dossier administratif de sa cliente.
La commission, qui estime que ces documents administratifs sont communicables à l'intéressé en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, a pris connaissance de la réponse du préfet du Val-de-Marne qui fait valoir que Madame X demande que son dossier lui soit communiqué sur CD-Rom alors que la préfecture n'en détient pas de version dématérialisée et n'est pas en mesure techniquement de les numériser.
S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document.
La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier.
Le préfet, qui a proposé à Madame X de venir consulter son dossier sur place, n'est donc pas tenu de lui fournir une version numérisée de ce dernier dès lors qu'il ne dispose pas de ce dossier sous cette forme. En revanche, Madame X est en droit d'obtenir une copie de son dossier sous forme papier, le cas échéant après acquittement préalable des frais de reproduction.
La commission émet en conséquence un avis favorable à la communication du document demandé et invite Madame X ou son conseil à préciser les modalités de communication qu'elle privilégie compte tenu de l'inexistence du dossier sollicité sous forme dématérialisée, soit par consultation gratuite sur place, soit par envoi d'une copie du dossier papier, à ses frais.