Avis 20160711 Séance du 31/03/2016

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 février 2016, à la suite du refus opposé par le maire du Tuzan à sa demande de communication, en sa qualité de conseillère municipale, de l'ensemble des délibérations et arrêtés depuis juillet 2015 et notamment ceux concernant l'indemnité d'administration et de technicité (IAT) des agents, les avancements et les titularisations. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le titre III du code des relations entre le public et l’administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire du Tuzan a informé la commission qu'il n’était pas opposé à la communication des documents sollicités mais qu’il restait dans l’attente d’une demande écrite de communication précisant les documents sollicités ainsi que, si possible le but de la démarche. S’agissant en premier lieu de la recevabilité d’une demande de documents faite oralement, la commission souligne qu’aucune disposition législative ou réglementaire ne prévoit que les demandes de communication doivent se faire obligatoirement par écrit, ni, en règle générale, qu'un motif soit invoqué à l'appui d'une telle demande. Dès lors, si l’administration peut préciser les modalités de présentation des demandes de consultation des documents et inciter les demandeurs à indiquer par écrit quels sont les documents dont ils souhaitent obtenir communication lorsque leur identification nécessite de la part de l’administration des recherches particulières, elle ne peut légalement imposer une telle formalité. En l’espèce, la commission relève, au vu des échanges produits, que la demande a bien été formulée oralement le 14 janvier 2016 et qu'elle est suffisamment précise. Elle considère donc la demande recevable. La commission rappelle, en deuxième lieu, que s'il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux, le Conseil d'État a toutefois jugé dans sa décision Commune de Sète du 10 mars 2010 (n° 303814), que les dispositions de cet article, dont la portée n'est pas limitée aux arrêtés réglementaires, ne sauraient être interprétées, eu égard à leur objectif d'information du public sur la gestion locale, comme prescrivant la communication des arrêtés portant des appréciations d'ordre individuel sur les fonctionnaires de la collectivité concernée. A ce titre, les arrêtés fixant individuellement le montant des primes, lorsque celles-ci comportent une part modulable en fonction de la manière de servir, font apparaître un jugement de valeur sur les agents concernés. Dans une telle hypothèse, ces arrêtés ne peuvent être communiqués qu'après occultation de la mention du nom des intéressés et, le cas échéant, des autres mentions permettant d'identifier la personne concernée, sauf si la part modulable peut être dissociée du montant de la prime et occultée dans des conditions ne permettant pas d’en déduire même indirectement le montant. La commission considère, en outre, que lorsque le nombre d'agents susceptibles de bénéficier d'une telle prime est très faible, il convient de refuser la communication de ces arrêtés. En l'espèce, la commission relève, d'une part, que l’indemnité d'administration et de technicité instituée par le décret n° 2002-61 du 14 janvier 2002 prévoit une modulation de cette indemnité pour tenir compte de la manière de servir de l'agent et d'autre part que la collectivité est d'une taille très réduite. Elle émet, dès lors un avis défavorable à la communication des arrêtés relatif à l'indemnité d'administration et de technicité (IAT) allouée aux agents de la collectivité. Elle estime enfin, s’agissant des autres documents demandés, qu'ils sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L2121-26 du code des collectivités territoriales.