Avis 20160515 Séance du 17/03/2016

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 février 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Vaison-la-Romaine à sa demande de communication, en sa qualité de conseiller municipal, d'une copie du rapport d'audit portant sur l’organisation des services municipaux, élaboré en juillet 2014 par le cabinet « X Consultants ». La commission précise, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission rappelle, d’une part, qu’un rapport d’enquête ou un audit réalisé par ou à la demande de l'autorité responsable du service public est un document administratif au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, communicable à toute personne qui en fait la demande en vertu de l'article L311-1 de ce code, à la condition qu'il ne revête pas de caractère préparatoire. Elle rappelle, d’autre part, qu’en application de l'article L311-6 du code, ne sont toutefois communicables qu'à l'intéressé les éléments qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, qui font apparaître d'une personne physique un comportement dont la divulgation pourrait lui porter préjudice, ou dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée. La communication ne peut donc intervenir qu’après disjonction ou occultation des mentions qui porteraient atteinte à l’un des intérêts protégés par l’article L311-6 précité, en particulier, et sous la réserve qu’une telle disjonction ou occultation ne conduise pas à priver de son sens le document sollicité. En l’espèce, en réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Vaison-la-Romaine a indiqué à la commission estimer que ce rapport comportait de nombreuses mentions dont la communication à un tiers, a fortiori un élu d’opposition, porterait atteinte au secret de la vie privée. Après avoir pris connaissance du rapport d’audit concerné, la commission constate que ses parties 1 à 3 relatent l’analyse critique de son auteur sur l’organisation générale de l’administration de la collectivité concernée, sans mise en cause à titre personnel des agents. Elle estime donc que la communication de ces éléments à un tiers ne porterait atteinte à aucun des intérêts protégés par l'article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Elle considère ensuite que les parties 4 à 8 de ce rapport consistent principalement en la description des tâches assurées service par service, une évaluation critique sur l’organisation et le fonctionnement de ceux-ci et les préconisations de son auteur en vue leur amélioration. Si la commission constate que ces parties comportent également des éléments portant sur la vie privée d’agents nommément désignés et des mentions portant une appréciation ou un jugement de valeur sur eux, elle considère que l'occultation de ces éléments et mentions ne conduirait pas à priver de son sens le document sollicité. La commission souligne à cet égard qu’il ne lui appartient pas d’indiquer précisément et de manière exhaustive, au sein d’un document volumineux, les mentions qui doivent être occultées en application des règles rappelées ci-dessus, cette opération incombant à l'administration. La commission a seulement pour mission d’éclairer cette dernière sur le caractère communicable ou non de passages ou informations soulevant des difficultés particulières d’appréciation et sur lesquels elle attire son attention. En l’espèce, elle indique qu’il y a lieu d’occulter à tout le moins les mentions relatives à l’état de santé des personnes physiques nommément désignées, à leur taux de présence et à leur manière de servir. La commission émet donc, sous les réserves précitées, un avis favorable.