Conseil 20160506 Séance du 17/03/2016

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 17 mars 2016 votre demande de conseil relative au caractère communicable à un syndicat extérieur à la collectivité, de la liste des agents depuis le 1er janvier 2016, sous forme d'un listing comprenant pour chaque agent les nom, prénom, grade, fonction, villes et services d'affectation et courriel professionnel. Vous précisez qu’un tel document n’existe pas à l’heure actuelle et qu’il serait nécessaire d'établir une requête particulière pour répondre à cette demande. La commission rappelle en premier lieu qu’une liste des agents d'une collectivité publique qui ne fait apparaître que les nom, prénom grade, fonction, villes et services d'affectation de ces agents constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. La commission relève ensuite qu'aux termes de l'article L111-2 du code des relations entre le public et l'administration, toute personne a le droit, dans ses relations avec l'une des autorités administratives mentionnées à l'article L100-3 de ce code, de connaître « le prénom, le nom, la qualité et l'adresse administratives de l'agent chargé d'instruire sa demande ou de traiter l'affaire qui la concerne ». La commission en déduit que le législateur, tout en généralisant la levée de l'anonymat des agents des autorités administratives, a entendu limiter les éléments d'identification de ces derniers susceptibles d'être portés à la connaissance du public. Ainsi, en écartant le caractère obligatoire et systématique de la communication de l'adresse électronique professionnelle d'un agent, même en faveur de la personne dont il est chargé d'instruire la demande ou de traiter l'affaire qui la concerne, la loi a réservé une protection particulière à cette donnée eu égard notamment à l'usage qui peut en être fait. En conséquence, la commission estime que, conformément aux dispositions du h) du 2° de l'article L311-5 du code des relations entre le public et l'administration, l'administration n'est pas tenue de communiquer cette information. La commission relève enfin que la loi du 17 juillet 1978 et, à sa suite, le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l’administration garantissent à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. En l’espèce, la mairie de Versailles n’a donc obligation de transmettre au demandeur la liste sollicitée que dans ses composantes pouvant être obtenues par un traitement automatisé d’usage courant.