Avis 20160246 Séance du 18/02/2016

Monsieur X, pour le compte de l'association X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 janvier 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Palaja à sa demande de communication, de préférence au format PDF sur une clé USB fournie par le demandeur, des documents suivants : 1) le permis d'aménager concernant les différentes tranches du lotissement de la Requesta, ainsi que tous les documents y afférents ; 2) le permis d'aménager concernant le lotissement de la Perdigola, ainsi que tous les documents y afférents ; 3) les préconisations et les prescriptions de la direction départementale des territoires et de la mer de l'Aude concernant les bassins de rétention des eaux pluviales construits ou à construire sur les lotissements de la Requesta et de la Perdigola ; 4) le grand livre de l'année 2014 ; 5) les comptes administratifs 2014 ; 6) le budget prévisionnel 2015 ; 7) les délibérations du conseil municipal relatives à l'ouverture des marchés publics supérieurs à 15 000 euros pour l'année 2013 ; 8) les devis et les propositions des établissements ayant répondus aux appels d'offres ; 9) les délibérations du conseil municipal relatives à l'attribution de ces marchés annuels ou ponctuels ; 10) dans le cas ou cette procédure de marché public n'aurait pas été mise en œuvre, les justificatifs de cette absence ; 11) les documents demandés aux point 7) à 10) pour le marché concernant l'achat d'une tondeuse à gazon pour le stade pour un montant supérieur à 15 000 euros ; 12) concernant le marché relatif à la réalisation de ralentisseurs au cours de l'année 2015 : -a) les délibérations du conseil municipal relatives à l'ouverture des marchés publics ; -b) les devis ; -c) les propositions des trois sociétés ayant répondu à l'appel d'offres ; 13) l'ensemble des procès-verbaux et des délibérations du conseil municipal n'étant pas en sur le site internet de la commune au 10 septembre 2015. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Palaja a informé la commission que l'absence de réponse ne résultait que du délai de traitement de la demande qui porte sur un volume important de documents. La commission rappelle, en premier lieu, qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande. Elle émet donc un avis favorable aux points 4) à 7), 9), 11-7) et 11-9), 12 a) et 13) de la demande. La commission souligne, en deuxième lieu, que les décisions expresses par lesquelles le maire statue au nom de la commune sur des demandes d’autorisation individuelle d’urbanisme sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales et qu'en application des dispositions de l'article L311-1 du code des relations d'urbanisme, ce droit de communication s'étend à l'ensemble des pièces contenues dans le dossier une fois que la décision expresse a été prise. La commission émet donc également un avis favorable aux points 1) à 3) de la demande. La commission précise, en troisième lieu, qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l'administration. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions de l'article L311-6 du même code. Sont notamment visées par cette réserve, les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. La commission émet donc, sous cette réserve, un avis favorable aux points 8, 10, 11-8 et 12 b et 12 c) de la demande. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, ce qui n'est pas le cas en l'espèce, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Enfin, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom…) et du format (" natif " ou " image ") du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. Ces dispositions ne font en revanche pas obligation à l’administration de copier un document sur un support fourni par le demandeur (CD-Rom, clé USB…) même s'il lui est loisible d’y procéder, si elle le souhaite. Dans ce cas, les frais de reproduction ne sauraient inclure le coût du support prévu à l’article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005. En l'espèce, la commission relève que la demande de communication porte sur un nombre important de documents disponibles en version papier, dont certains sont volumineux et d'autres impossibles à reproduire eu égard aux capacités technique de l'administration. Il apparaît à la commission, eu égard aux capacités techniques d'une collectivité de la taille de Pajala, qu'elle est fondée à aménager les modalités de communication des documents selon les principes rappelés, soit en invitant le demandeur à sélectionner sur place les seules pièces dont il souhaite prendre copie, soit en convenant avec lui d'un échéancier d'envoi, soit pour les documents qu'elle n'est pas en mesure de reproduire, de n'en proposer qu'une consultation sur place. La commission souligne enfin que la commune n'étant nullement tenue de scanner les documents en sa possession pour répondre à la demande, aucun frais ne peut être mis à la charge du demandeur si elle y procède. La commission constate enfin que par courrier du 16 février 2016, le maire de Pajala a adressé au demandeur un devis correspondant aux frais de reproduction des documents sollicités et l'a informé que certains documents d'urbanisme ne pouvant matériellement être reproduits, il était invité à venir les consulter sur place. La commission considère, dans ces conditions, que la demande es devenue sans objet.