Avis 20156058 Séance du 21/01/2016

Monsieur X, pour le compte de l'association X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 décembre 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Dourbies à sa demande de copie, de préférence par courriel, CD-ROM ou photocopie, de documents (études, travaux, correspondances et autres) produits ou échangés entre la Direction de l'eau, de l'environnement et le service de l'aménagement rural du Conseil général du Gard entre le 1er janvier 2011 et 15 avril 2015 concernant l'assainissement et les réseaux de distribution d'eau potable. La commission rappelle que ces documents, qui comportent des informations relatives à l'environnement, notamment, pour partie, à des émissions dans l'environnement, sont communicables à toute personne qui le demande, en application des articles L124-1 à L124-8 du code de l'environnement et de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable et prend note de l'accord du maire de Dourbies. S'agissant des modalités de communication, elle rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'Etat et à ses établissements publics. Elle précise que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l'administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission indique enfin que si la commune n'est pas en mesure d'assurer elle-même la reprographie des documents sollicités en raison notamment de leur format, elle peut recourir à un prestataire de service extérieur. Le demandeur doit alors supporter l'intégralité des frais de copie : le devis doit lui avoir été préalablement soumis pour accord. Dans l'hypothèse où il le refuserait, il devrait opter pour une communication sous une forme autre que la copie sur support papier.