Avis 20155964 Séance du 21/01/2016

Maître X, conseil du docteur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 décembre 2015, à la suite du refus opposé par le directeur du Centre hospitalier universitaire de la Réunion à sa demande de communication de l'entier dossier administratif de son client. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur du centre hospitalier de la Réunion a informé la commission qu'il envisageait, eu égard au volume du dossier de l'intéressé après vingt années de présence dans l'établissement, d'inviter le demandeur à venir consulter son dossier sur place. La commission rappelle, après avoir constaté que le litige ne portait pas sur le principe de la communication mais sur ses modalités, qu'en application de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'Etat et à ses établissements publics. Elle souligne, enfin, que le volume des documents demandés peut justifier que l’administration aménage les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. En l'espèce, la commission considère, eu égard à la taille du centre hospitalier de la Réunion, qu'il est matériellement en mesure de reproduire le dossier administratif sollicité et relève qu'il ne justifie pas ne pas être en mesure de ne pas accéder à la demande de communication d'une copie du dossier administratif du docteur X. Elle émet en conséquence un avis favorable à la demande, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration.