Avis 20155961 Séance du 21/01/2016

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 décembre 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Mouans-Sartoux à sa demande de communication d'une copie des documents suivants concernant le marché public attribué aux sociétés GRONTMIJ SUDEQUIP et ACTOM ARCHITECTURE portant sur la réhabilitation de l'ancienne laiterie en une halle jeunesse et sports, succédant au marché public de même objet attribué à sa cliente puis résilié par la commune en date du 22 février 2013 : 1) les marchés de maîtrise d'œuvre ; 2) les pièces du dossier relatives aux études de projet (PRO), notamment le cahier des clauses techniques particulières pour chaque lot ainsi que les pièces graphiques (plans et détails) ; 3) les pièces générales communes, notamment le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) ; 4) le permis déposé auprès de la commune. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Mouans-Sartoux a informé la commission qu'il avait, par courrier du 18 janvier 2016, adressé au demandeur les documents correspondant au point 1). La commission ne peut dès lors que déclarer la demande sans objet sur ce point. En ce qui concerne les documents sollicités aux points 2 à 3 : La commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la loi du 17 juillet 1978. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. L'examen des offres des entreprises au regard du respect de ce secret conduit la commission à considérer que, sous réserve des particularités propres à chaque marché : - l'offre de prix détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable dans la mesure où elle fait partie intégrante du marché ou du contrat. - l'offre de prix globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable. En revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres. La commission précise que les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché mentionnées dans le rapport d'analyse des offres sont librement communicables. Au vu de ces éléments la commission émet un avis favorable sur ces points de la demande. En ce qui concerne le point 4 de la demande : La commission rappelle que les documents, produits ou reçus par l'administration en matière d’autorisations individuelles d'urbanisme sont, en principe, communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration dès lors qu'il a été statué sur la demande d'autorisation. Elle rappelle également qu'en vertu du principe de l'unité du dossier, le droit à communication s'applique à tous les documents qu'il contient, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par l'article L311-6 du même code et qu’ils ne revêtent plus un caractère préparatoire, soit que la décision ait été effectivement prise, soit que l'autorité compétente ait renoncé à son projet. Elle émet sous ces réserves un avis favorable au point 4 de la demande. La commission prend note de la proposition faite au demandeur par le maire de Mouans-Sartoux de venir consulter sur place les documents visés aux points 2) à 4), assortie pour les documents des points 2) et 3) de la possibilité de lui en adresser un exemplaire par courrier électronique, leur volume rendant difficile la réalisation d'une photocopie. La commission rappelle à cet égard qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission en déduit que si la demande porte sur une copie de documents volumineux que l'administration n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, celle-ci peut inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Si le demandeur maintient son souhait de recevoir copie des documents, et que la reproduction des documents n'excède pas les possibilités techniques et les moyens de l'administration, celle-ci est fondée à en échelonner l'envoi dans le temps. Elle doit alors en aviser l'intéressé et, dans la mesure du possible, convenir avec lui d'un échéancier de communication. A cet égard, l'administration, qui doit statuer sur la demande de communication dans le délai d'un mois après sa saisine, au-delà duquel son silence vaut décision de refus en application de l'article 17 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, doit aussi, lorsque le document est communicable, s'efforcer de procéder à sa communication dans ce même délai, sauf si le volume des documents demandés y fait manifestement obstacle. La commission relève, en l'espèce, que la demande portant sur un volume important de documents, le maire de Mouans-Sartoux a la possibilité, si la reproduction excède ses possibilités techniques, de faire appel à un prestataire extérieur et de facturer à Maître X le prix de la reproduction, par le prestataire, des pièces en cause. La commission émet donc un avis favorable à l'envoi à Maître X des copies sollicitées, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance du demandeur.