Avis 20155774 Séance du 07/01/2016

Maître X, conseil de Madame X et de Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 novembre 2015, à la suite du refus opposé par le préfet de police de Paris à sa demande de consultation sur place, et non de communication des copies, des documents suivants : 1) le dossier administratif n° X de sa cliente, Madame X ; 2) le dossier administratif n° X de son client, Monsieur X, y compris pour sa partie non numérisée. La commission estime que le dossier relatif à un ressortissant étranger détenu par une préfecture est communicable à l'intéressé ou à son conseil, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, à l'exception des éléments qui revêtent un caractère préparatoire et dont la communication est subordonnée à l'intervention de la décision administrative qu'ils préparent, et après occultation, sur le fondement de ces mêmes dispositions, des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée de tiers, ou qui feraient apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice, ainsi que des mentions dont la communication porterait atteinte à la sécurité publique ou la sécurité des personnes, en application du d) du 2° de l'article L311-5 de ce même code. La commission rappelle également qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, « l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : 1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; 2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ». Le préfet de police de Paris a informé la commission qu'il avait proposé à Maître X de consulter les dossiers de ses clients le 18 novembre 2015 mais qu'elle avait décliné cette invitation. La commission émet un avis favorable à la demande de consultation sur place des documents sollicités et invite dès lors le préfet de police à proposer un autre rendez-vous à Maître X.