Avis 20155686 Séance du 07/01/2016

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 1er décembre 2015, à la suite du refus opposé par le président de la communauté de communes du Serrois à sa demande de communication des documents suivants : 1) la convention passée entre la communauté des communes et l'association « L'île aux enfants » ; 2) les budgets, comptes, journaux, livres de compte et factures de cette association pour l'année 2014 ; 3) la demande de subvention adressée par cette association pour l'année 2014 ; 4) le compte-rendu financier de cette subvention. En l'absence de réponse du président de la communauté de communes du Serrois à la date de sa séance, la commission rappelle qu'en application de l'article 10 de la loi du 12 avril 2000, le budget et les comptes de tout organisme de droit privé ayant reçu une subvention, la convention qu’il doit conclure avec l’autorité administrative qui attribue la subvention dépassant un certain seuil, et le compte rendu financier de la subvention, doivent être communiqués à toute personne qui en fait la demande, dans les conditions prévues par le livre III du code des relations entre le public et l'administration. La commission estime qu’entrent dans le champ de cette obligation de communication le budget, le bilan et le compte de résultat de l’association, ainsi que le compte rendu financier de la subvention, lorsque cette dernière a été affectée à une dépense déterminée. En revanche, les documents comptables détaillés et les pièces justificatives de l’association, telles que les factures, qui permettent la confection de ces documents de synthèse ne rentrent pas dans le champ de cette obligation. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents mentionnés aux points 1) et 4) de la demande ainsi qu'à la communication du budget et des comptes de l'année 2014 mentionnés à son point 2). S'agissant des documents comptables détaillés et les pièces justificatives de l’association, telles que les factures, qui ne relèvent pas du régime particulier de communication institué par les dispositions de l’article 10 de la loi du 12 avril 2000, la commission rappelle qu’aux termes de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration : « Sont considérés comme documents administratifs, (...), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission ». La commission considère que les pièces justificatives comptables d’une association qui ont été transmises par celle-ci à une commune lui ayant octroyé une subvention pour la réalisation d’un projet, ne constituent pas, en principe, des documents se rattachant à une mission de service public assurée par cette commune et ne présentent pas, par suite, le caractère de documents administratifs au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration. Elle estime qu’il n’en va autrement que dans l’hypothèse où l’association est chargée d’une mission de service public et où les pièces justificatives se rapportent à cette mission, ou bien dans l’hypothèse où l’association doit être regardée, eu égard à ses conditions de création, de fonctionnement et de financement, comme transparente à l’égard de la commune. En l’espèce, la commission estime, en l'état des informations en sa possession, qu'eu égard à son objet statutaire, à ses modalités de fonctionnement et de financement, l'association « L'Ile aux enfants » est chargée d’une mission de service public. Elle en déduit que les documents comptables détaillés ainsi que les pièces justificatives comptables que détiendrait la communauté de communes du Serrois qui se rapportent à cette mission sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration et précise que dans l'hypothèse où le président de la communauté de communes du Serrois ne serait pas en possession de ces documents, il lui appartiendrait de transmettre ces points de la demande à l'association « L'Ile aux enfants » accompagnée du présent avis et d'en aviser Monsieur X, en application du sixième alinéa de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration. La commission émet enfin un avis favorable à la communication du dossier de demande de subvention adressée par cette association pour l'année 2014, qui est communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du même code.