Avis 20155645 Séance du 17/12/2015

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 novembre 2015, à la suite du refus opposé par le ministre de l'intérieur à sa demande de copie des documents suivants : 1) les registres des visas par le contrôleur budgétaire des bons de commandes de l’Agence nationale des titres sécurisés (ANTS) entre le 25 octobre 2009 et le 24 octobre 2014 ; 2) les courriers adressés à l’ANTS concernant la soumission ou l’absence de soumission au visa du contrôleur budgétaire de bons de commandes ; 3) les questions posées par le comptable de l’ANTS sur les visas des bons de commandes et des marchés ; 4) les remarques formulées par le contrôleur budgétaire concernant les visas en pré-conseil ou en conseil d’administration de l’ANTS. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le contrôleur budgétaire et comptable ministériel (CBCM) du ministère de l’intérieur a indiqué à la commission, sur le point 1), que s’il n’était pas tenu de registre des visas en tant que tel, il existe en revanche une base de données recensant les actes sur lesquels les visas sont donnés, ne permettant pas d’identifier l’objet précis de ces actes sauf pour ceux relatifs au personnel. La commission considère que les documents pouvant être extrait de cette base de données par un traitement automatisé d’usage courant sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, y compris lorsqu’ils concernent des dépenses de personnel sous réserve dans ce dernier cas, de l’occultation préalable de toute mention portant atteinte à la vie privée des agents concernés ou portant sur eux une appréciation, conformément au II de l’article 6 de la même loi. La commission émet un avis favorable sur ce point et prend note de l’intention du CBCM de procéder à une communication d’une extraction de cette base. Concernant le point 2), le CBCM indique à la commission qu’aucun courrier n’a porté spécifiquement sur les bons de commande, à l’exception de certains courriers relatifs à l’engagement des marchés rappelant la soumission des bons de commande au contrôle budgétaire et financier. La commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet un avis favorable sur ce point, et prend note de l’intention de l’administration de les transmettre à Monsieur X. Enfin, concernant les points 3) et 4), la commission prend note de la réponse du CBCM indiquant, d’une part, que les pré-conseils d’administration ne donnent lieu à aucun procès-verbal, d’autre part, qu’aucune de ses interventions lors des conseils d’administration n’a porté sur des bons de commande, mais qu’il a été amené à plusieurs reprises à critiquer le recours aux marchés à bons de commande. La commission estime que les documents mentionnant ces prises de position sont communicables sur le fondement de l’article 2 de la loi de 1978, sous réserve qu’ils aient perdu tout caractère préparatoire à la signature d’un marché. Elle déclare donc sans objet la demande en tant qu’elle porte sur les remarques formulées par le contrôleur budgétaire en pré-conseil et conseil d’administration, qui ne figurent sur aucun document existant, et un avis favorable concernant le surplus.