Avis 20155590 Séance du 21/01/2016

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 décembre 2015, à la suite du refus opposé par la ministre du travail, de l'emploi, de la formation professionnelle et du dialogue social à sa demande de communication d'une copie de l'ensemble des procès-verbaux d'élections professionnelles traités, depuis le 1er janvier 2013, via la base informatique MARS mise en place pour calculer la représentativité syndicale. En réponse à la demande formulée par Madame X, la ministre du travail, de l'emploi, de la formation professionnelle et du dialogue social l'a informée que les procès-verbaux demandés avaient fait l’objet d’une diffusion publique sur le site https://www.elections-professionnelles.travail.gouv.fr/web/10156/3 accessible dans la limite de cinq procès-verbaux par jour. La commission rappelle qu'en application de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, le droit à communication ne s'exerce plus lorsque les documents font l'objet d'une diffusion publique. Elle constate cependant qu’en l’espèce les documents sollicités ne sont accessibles sur le site indiqué par la ministre du travail, de l'emploi, de la formation professionnelle et du dialogue social que dans la limite de cinq procès-verbaux par jour. La commission estime que cet accès très limité ne saurait s’assimiler à une diffusion publique au sens de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration. La présente demande est donc recevable. La commission indique en outre qu’en vertu de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, les documents détenus par des personnes publiques dans le cadre de l’exercice de leur mission de service public, constituent des documents administratifs soumis au régime d’accès prévu par cette loi, sans qu’y fasse obstacle la circonstance que ces documents auraient été élaborés par une personne privée. La commission constate que les articles L2314-24 et L2324-33 du code du travail prévoient qu’à l’occasion de l’élection des délégués du personnel ou du comité d’entreprise, l'employeur transmet, après la proclamation des résultats, dans les meilleurs délais et par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral. Elle relève qu’en vertu des articles R2314-25 et R2324-21 du même code, le procès-verbal de ces élections est transmis par l'employeur dans les quinze jours, en double exemplaire, à l'inspecteur du travail. La commission considère que les procès-verbaux d’élections dont la communication est sollicitée sont détenus par l’inspection du travail pour les besoins de sa mission de service public et revêtent, ce faisant un caractère administratif. La commission émet donc un avis favorable à leur communication en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. La commission rappelle qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l'administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.