Avis 20155266 Séance du 03/12/2015

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 novembre 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Rigny-sur-Arroux à sa demande de communication, par envoi postal, des documents suivants : 1) les documents suivants relatifs au permis de construire déposé le 16 février 2015 par Monsieur X, enregistré sous le numéro PC 071 310 15 M 0001 : a) le dossier de demande, comprenant notamment le formulaire de demande, le plan de situation, le plan de masse, les plans de façade, les plans de coupe, le plan de rez-de-chaussée, le volet paysager avec la notice architecturale, les photographies, le document graphique, et tous documents ayant concouru à l'instruction de la demande ; b) les avis recueillis au cours de l'instruction, comprenant notamment les avis émis par le service public d'assainissement non collectif (SPANC) le 2 février 2015, par le Conseil départemental (Direction des routes et des infrastructures) le 11 mars 2015, l'architecte des bâtiments de France le 13 mars 2015 ; 2) le règlement du plan d'occupation des sols (POS) ; 3) l'extrait du document graphique du POS faisant apparaître notamment le terrain d'emprise de la construction projetée ; 4) la délibération adoptée le 16 novembre 1983 approuvant le POS ; 5) le rapport de présentation afférent à l'adoption du nouveau POS ; 6) le règlement du POS ; 7) le règlement du POS initial ; 8) la délibération adoptée le 19 juillet 1984 approuvant la première modification du POS ; 9) le rapport de présentation de ladite modification ; 10) la délibération adoptée le 31 mai 1988 approuvant la modification n° 2 du POS ; 11) la notice ou le rapport de présentation afférent à la modification n° 2 ; 12) la délibération adoptée le 3 novembre 2005 approuvant la modification n° 3 du POS ; 13) la notice ou le rapport de présentation afférent à la modification n° 3. La commission, qui a pris connaissance de la réponse du maire de Rigny-sur-Arroux, rappelle que les documents produits et reçus par l’administration en matière de permis de construire sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978. En vertu du principe de l’unité du dossier, le droit à communication s’applique à tous les documents qu’il contient, qu’ils émanent du pétitionnaire ou aient été élaborés par l’administration, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par l’article 6 de la même loi, et qu’ils ne revêtent plus un caractère préparatoire, soit parce que l’autorité compétente a rendu une décision expresse sur la demande de permis de construire, soit parce que le silence gardé a fait naître une décision implicite, soit parce que le pétitionnaire a retiré à sa demande. Par ailleurs, les documents du dossier de demande de permis de construire sur laquelle le maire a expressément statué au nom de la commune sont en outre communicables sur le fondement de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents visés au point 1) de la demande. S'agissant des documents visés aux points 2), 3), 5) à 9), 11) et 13) de la demande, la commission estime qu'ils sont communicables à toute personne en faisant la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc un avis favorable sur ces points. En ce qui concerne les documents visés aux points 4), 8), 10) et 12) de la demande, la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc un avis favorable sur ces points. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Rigny-sur-Arroux a informé la commission qu'il maintenait son refus de communiquer les documents sollicités dès lors que la commune n'a ni les moyens techniques ni le temps de numériser ou de photocopier les pièces demandées, celles-ci étant toutefois consultables en mairie. La commission, qui relève que la demande porte non sur une consultation mais sur l'envoi postal d'une copie des documents, rappelle, à cet égard, qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission rappelle également que hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Si, enfin, l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents demandés, selon les modalités précitées.