Avis 20154937 Séance du 19/11/2015

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 octobre 2015, à la suite du refus opposé par le préfet de police de Paris à sa demande de communication d'une copie de son dossier administratif à la suite de sa consultation le 18 mai 2015. En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission rappelle, en premier lieu, qu'aux termes de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Elle précise ensuite qu'en l'absence de procédure disciplinaire, les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs communicables à l’intéressé, en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. En l'espèce, elle constate que contrairement à ce qui lui a été indiqué par les services de la préfecture de police de Paris, Monsieur X n'a pas au préalable à faire le tri des documents dont il souhaite recevoir une copie mais a le droit à la communication de l'intégralité des pièces composant son dossier administratif, sauf à ce que l'administration fasse état d'une impossibilité technique à y accéder, ce qui n'est pas le cas en l'espèce. Elle émet donc un avis favorable à la demande.