Avis 20154740 Séance du 19/11/2015

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 octobre 2015, à la suite du refus opposé par la garde des sceaux, ministre de la justice à sa demande de communication de l'intégralité de son dossier personnel et mise à jour de celui-ci, dans les conditions suivantes : 1) l'état de ses services publics ; 2) l'accès à son dossier administratif avec le choix des modalités suivantes : - avec prise en charge des frais de transport par l'administration en cas de consultation sur place ; - sans que les frais de reproduction ne lui soient facturés en cas de délivrance d'une copie sur papier ou support électronique ; - sans qu'obligation ne lui soit faite de fournir à l'administration une clé USB destinée à recevoir son dossier numérisé ; 3) la mise à jour de son dossier administratif au regard de son ancienneté au ministère de la justice et du concours qu'elle a passé. La commission estime, en premier lieu, s'agissant du point 1) de la demande, que l'état des services de Madame X lui est communicable en application des dispositions du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet en conséquence un avis favorable. S'agissant du point 2), la commission constate que le refus ne porte pas sur le principe de la communication de son dossier administratif à Madame X mais sur les modalités de cette communication. Elle rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978 et de l'article 35 du décret du 30 décembre 2005 pris pour son application, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'Etat et à ses établissements publics. Elle souligne également que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de copier un document sur un support fourni par le demandeur (CD-Rom, clé USB…). Il lui est toutefois loisible d’y procéder, si elle le souhaite. Dans ce cas, les frais de reproduction ne sauraient inclure le coût du support prévu à l’article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005. Il ressort du cadre juridique ainsi rappelé, d'une part, qu'en cas de consultation gratuite sur place, aucune prise en charge des frais que devraient exposer un agent d'un service délocalisé pour aller consulter son dossier détenu par l'administration centrale dont il dépend n'est prévue par les dispositions dont la commission est compétente pour connaître, d'autre part, que les frais de reproduction et, le cas échéant, d'envoi, sont à la charge du demandeur en cas de demande de communication d'une copie de son dossier. Enfin, lorsque le document n'existe pas sous forme dématérialisé, l'administration n'est pas tenue de le numériser pour l'envoyer au demandeur, ce qui n'exclut naturellement pas qu'elle y procède néanmoins, comme il l'a été proposé en l'espèce à Madame X, sur un support fourni par ce dernier ou procède à son envoi par messagerie électronique après numérisation. La commission constate, en conséquence, que la réponse du ministère de la justice à la demande de Madame X est conforme à l'ensemble de ces dispositions et en déduit que le refus de communication n'est pas établi sur ce point de la demande. Elle relève néanmoins qu'en réponse à la demande qui lui a été adressée, la garde des Sceaux, ministre de la justice, a informé la commission par lettre en date du 12 novembre 2015 qu'une copie de son dossier serait très prochainement transmis à Madame X sur sa messagerie professionnelle et en prend acte. Enfin, s'agissant du point 3) de la demande, la commission souligne que le droit à la communication de son dossier administratif que Madame X tient des dispositions du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978 porte sur l'ensemble des documents existants qui la concerne directement mais ne fait pas obligation à l'administration d'établir de nouveaux documents pour mettre à jour ce dossier. Sa demande est dans cette mesure irrecevable.