Avis 20154722 Séance du 03/12/2015

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 septembre 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Lapalud à sa demande de copie de l'intégralité de son dossier personnel. La commission estime que les documents sollicités sont communicables à Madame X en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Lapalud a informé la commission que l'intégralité de ces documents avait été communiquée à l'intéressée par courrier du 22 mai 2015 et que celle-ci avait été invitée à venir consulter son dossier, par courrier du 17 septembre 2015. La commission en prend note, mais relève que la demande porte non sur une consultation mais sur l'envoi d'une copie des documents sollicités. La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission émet donc un avis favorable à la communication, selon les modalités précitées, du dossier sollicité. Elle estime que si la communication antérieure ne peut, par principe, faire obstacle à ce que Madame X obtienne une nouvelle fois communication de l'intégralité des pièces de son dossier, l'administration est fondée, sous réserve de l'accord de l'intéressée, à limiter cette nouvelle communication aux pièces qui n'ont pas été dores et déjà communiquées.