Avis 20154631 Séance du 05/11/2015

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 23 septembre 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Montpellier à sa demande de communication et d'envoi des documents relatifs au permis de construire modificatif PC 3417214V0151M01 délivré à la société RIVAGE PROMOTION : 1) l'arrêté en date du 23 mars 2015 ; 2) l'entier dossier de demande de permis de construire modificatif, ainsi que les pièces déposées en cours d'instruction ; 3) l'ensemble des avis émis lors de l'instruction de cette demande. En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission estime que les documents sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales et de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle relève que si le maire de Montpellier n'a pas refusé la communication de ces documents à Maître X, il lui a proposé, alors que le demandeur en sollicitait l'envoi, de s'adresser à une société de reprographie ou de venir les consulter en mairie. La commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'Etat et à ses établissements publics. La commission précise également que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Enfin, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. En l'espèce, eu égard à la nature des documents sollicités, en l'absence d'élément permettant de considérer que leur volume serait excessif, et compte tenu des capacités techniques de reproduction dont doit être dotée une collectivité de la taille de celle de Montpellier, la commission estime, en l'état des informations dont elle dispose, qu'aucune contrainte d'organisation ou technique ne justifie qu'il ne soit pas répondu favorablement à la demande d'envoi d'une copie de ces documents, moyennant, le cas échéant, paiement, dans les conditions précitées, des frais de reproduction et d'envoi. Elle émet, en conséquence, un avis favorable à leur communication selon les modalités souhaitées par le demandeur.