Avis 20154420 Séance du 22/10/2015

Madame X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 septembre 2015, à la suite du refus opposé par le directeur du centre hospitalier Jean Marcel de Brignoles à sa demande de communication du bilan social pour l'année 2014 ainsi que des bilans antérieurs non transmis à ce jour. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur du centre hospitalier Jean Marcel de Brignoles a informé la commission qu'il n'avait pas encore arrêté le bilan social de l'année 2014, de sorte que le document préparé à cette fin conservait selon lui un caractère préparatoire, et que la demande de communication des autres bilans, au demeurant imprécise, portait sur un volume de documents susceptible de perturber le fonctionnement du service dans la mesure où, notamment, une partie des archives de l'établissement avait été externalisée. A titre liminaire, la commission rappelle qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, de la loi du 17 juillet 1978 et des régimes particuliers énumérés aux articles 20 et 21 de cette loi pour obtenir la communication de documents. La commission relève ensuite qu'aux termes du premier alinéa de l'article 4 du décret n° 88-951 du 7 octobre 1988 relatif au bilan social dans les établissements publics énumérés à l'article 2 de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière : « Le bilan social est arrêté par le directeur de l'établissement, après avis des instances consultatives et avis du directoire ou du conseil d'administration avant une date fixée par l'arrêté mentionné à l'article 1er, sans que cette date puisse être postérieure au 30 avril suivant la fin de la dernière des années visées par le bilan social. » La commission en déduit, la date limite avant laquelle le directeur aurait dû arrêter le bilan social de l'établissement étant dépassée, que les documents établis à cette fin ne présentent plus un caractère préparatoire susceptible de s'opposer à leur communication. Elle émet donc un avis favorable à la communication du projet de bilan social existant, qui, sans constituer formellement ce bilan lui-même faute d'avoir été formellement arrêté par le directeur, n'en constitue pas moins un document susceptible de répondre, en l'état, à la demande. La commission précise enfin que la demande n'est pas imprécise mais porte sur l'intégralité des bilans sociaux de l'établissement. Elle rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (décret du 30 décembre 2005 et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies. Elle émet en conséquence un avis favorable à la communication des bilans sociaux antérieurs de l'établissement, le cas échéant selon des modalités de communication aménagées.