Avis 20154343 Séance du 22/10/2015

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 03 septembre 2015, à la suite du refus opposé par le directeur départemental de la cohésion sociale du Loiret à sa demande de copie des documents suivants pour la période de 2010 à ce jour : 1) tous les échanges entre le responsable de la DDCS ou ses collaborateurs concernant tant la commission départementale de médiation que le pôle pour l’accès à l’hébergement et le droit au logement, avez les autres organismes de l’Etat, du Loiret, de l’agglomération, de la ville d’Orléans concernant « cette demande » ; 2) l’intégralité du dossier pour la décision à venir ; 3) les effectifs en situation de handicap pour chaque année pour le pôle pour l’accès à l’hébergement et le droit au logement ; 4) les effectifs totaux incluant le personnel en situation de handicap pour le même pôle ; 5) les trois derniers bulletins de salaires, primes et avantages pour chaque année concernant le responsable de la DDCS, les membres de la commission départementale de médiation du Loiret, responsables du pôle et adjoints, secrétaires etc. ; 6) la composition des membres pour la commission départementale de médiation du Loiret ; 7) les qualifications professionnelles, titres, diplômes pour l’ensemble des personnes ci-avant désignées ; 8) les attestations sur l’honneur pour l’appartenance à l’une des loges maçonniques implantées à Orléans ; 9) la ou les déclaration(s) des fichiers, réalisé(es) auprès de la CNIL, faisant apparaître clairement la durée de conservation des documents et l’autorisation pour le nombre d’années visées ainsi que leur but ; 10) les logements attribués aux personnes handicapées pour les quinze dernières années pour l’ensemble du parc par la commission départementale de médiation du Loiret pour la partie droit au logement opposable (DALO). La commission, qui a pris connaissance de la réponse du directeur départemental de la cohésion sociale du Loiret, rappelle qu'un document préparatoire est exclu du droit d'accès prévu par le chapitre Ier du titre Ier de la loi du 17 juillet 1978 aussi longtemps que la décision administrative qu'il prépare n'est pas intervenue ou que l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable. Les documents visés aux points 1) et 2) de la demande étant préparatoires à une décision qui est en cours d'instruction, ne peuvent être communiqués tant que la décision qu'ils préparent n'est pas intervenue. La commission émet donc un avis défavorable. S'agissant des points 3) et 4) de la demande, la commission rappelle que la loi du 17 juillet 1978 garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur ces points de la demande, qui portent en réalité sur des renseignements. Concernant le point 5) de la demande, la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. La commission estime cependant que, si les administrés doivent pouvoir accéder à certains renseignements concernant la qualité de leur interlocuteur, la protection, par le II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978 de la vie privée impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à leur information légitime. En application de ces principes, la commission estime que les bulletins de salaire sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande sous réserve toutefois de l'occultation préalable, en application du II et du III de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, des éléments y figurant qui seraient liés, soit à la situation familiale et personnelle de l'agent en cause (supplément familial), soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur sa manière de servir (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement). Il en serait de même, dans le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l'appréciation ou du jugement de valeur porté sur l'agent, ainsi que des rubriques (par exemple les cotisations sociales) du bulletin de paie qui permettraient, par un calcul simple, de reconstituer le montant total. Elle émet donc sous ces réserves un avis favorable s'agissant des agents publics visés par la demande. Le document auquel fait référence le point 6) est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Concernant le point 7) la commission indique que les dispositions du II de l'article 6 font obstacle à la communication à une personne des attestations de diplômes détenues par des tiers ainsi que des documents faisant état de la détention d'une telle attestation par des tiers. Elle émet donc un avis défavorable sur ce point. La commission rappelle qu'une demande peut être considérée comme abusive lorsqu'elle vise, de façon délibérée, à perturber le fonctionnement d'une administration. Tel peut être le cas des demandes récurrentes, portant sur un volume important de documents traitant, le cas échéant, de la même affaire, des demandes que le service sollicité est manifestement dans l'incapacité matérielle de traiter, ou encore des demandes portant sur des documents auquel le demandeur a déjà eu accès. En l'espèce, la commission considère que la demande de communication visée au point 8), qui porte sur un document dont le demandeur ne peut ignorer qu'il ne s'agit pas d'un document administratif que l'administration pourrait détenir, vise en réalité à perturber le bon fonctionnement du service public. Elle déclare donc cette demande abusive et émet par suite un avis défavorable sur ce point. La commission estime qu'il ressort des dispositions du chapitre IV de la loi du 6 janvier 1978 que les documents soumis à la CNIL par les responsables de traitements, dans le cadre des procédures de déclaration ou d'autorisation prévues aux articles 23 et suivants de cette loi, font l'objet d'un régime particulier de communication, qui échappe au champ d'application de la loi du 17 juillet 1978. L'article 21 de la loi du 17 juillet 1978 n'ayant pas étendu ses compétences à ce régime, la commission se déclare en conséquence incompétente pour statuer sur point 9) de la demande. Enfin, la commission estime que le document visé au point 10) est communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi de 1978, sous réserve toutefois que ce document existe en l'état ou puisse être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant et ne permette pas l'identification des locataires concernés. Elle émet donc sous cette réserve un avis favorable.