Conseil 20154313 Séance du 08/10/2015

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 08 octobre 2015 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à un conseiller municipal qui se prévaut de sa qualité de représentant de la liste « X » sans fournir de mandat des autres membres du groupe, des documents suivants se rapportant à l’enseigne de restauration « X » : 1) la convention d’occupation du domaine public ; 2) le dernier rapport de contrôle effectué par la ville concernant les installations électriques et la maintenance des extincteurs ; 3) l’attestation confirmant que cette enseigne a obtenu, des services de l’Etat, l’autorisation de préparer et servir des plats chauds à consommer sur place ou à emporter ; 4) l’attestation confirmant que l’enseigne « X » a obtenu, des services de l’Etat, que le local loué à la ville répond aux normes sanitaires en vigueur s’agissant des conditions de conservation et d’utilisation des produits carnés et lactés ; 5) la liste précise du patrimoine communal (réserve foncière) avec la date d'acquisition des terrains, les superficies et implantations de chacune des parcelles, leur destination initiale, leur utilisation actuelle et enfin le prix d'achat de chacun de ces biens ainsi que leur dernière estimation faite par les domaines ; 6) les missions d'opérations foncières confiées à l’établissement public foncier d'Ile-de-France (EPFIF) en cours et à venir en indiquant les patrimoines visés et les durées de portage ; 7) les projets de promoteurs immobiliers en cours et à venir en précisant les lots concernés, le nombre de logements prévus et la raison sociale des opérateurs ; 8) les déclarations d'intention d'aliéner (DIA) déposées annuellement depuis 2005 pour tous les biens immobiliers situés sur le territoire communal, et le cas échéant les délibérations liées à ces différentes acquisitions. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission précise, s'agissant du document visé au point 1) de la demande, qu'une convention d'occupation du domaine public ferroviaire, ainsi que ses annexes et éventuels avenants, y compris modificatifs, de la redevance d'occupation, sont des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la loi du 17 juillet 1978. Ce droit de communication, dont bénéficie toute personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l'article 6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux assurances et aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires ou les coordonnées bancaires. Elle émet donc, sous réserve de l'occultation de telles mentions, un avis favorable sur ce point. S'agissant des documents visés aux points 2), 3) et 4) de la demande, la commission rappelle qu'aux termes qu'aux termes du deuxième alinéa de l'article 1er de la loi du 17 juillet 1978 : « Sont considérés comme documents administratifs, (…), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission ». Selon le premier alinéa de l'article 2 de la même loi : « Sous réserve des dispositions de l'article 6, les autorités mentionnées à l'article 1er sont tenues de communiquer les documents administratifs qu'elles détiennent aux personnes qui en font la demande (...) ». Bien que n'ayant pu en prendre connaissance, la commission estime que ces documents, s'ils existent, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi, sous réserve, le cas échéant, de l'occultation des mentions faisant apparaître le comportement de personnes tierces dont la divulgation serait susceptible de leur porter préjudice. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur ces points. La commission considère ensuite que la liste du patrimoine communal mentionnée au point 5) de la demande et les missions d'opérations foncières confiées par la commune visées au point 6), sont des documents administratifs communicables, s'ils existent, à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi de 1978. Concernant les projets des promoteurs immobiliers visés au point 7), la commission rappelle que les documents, produits ou reçus par l'administration en matière d’autorisations individuelles d'urbanisme sont, en principe, communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 dès lors qu'il a été statué sur la demande d'autorisation, et rappelle qu'en vertu du principe de l'unité du dossier, le droit à communication s'applique à tous les documents qu'il contient. Les décisions expresses par lesquelles le maire statue au nom de la commune sur des demandes d’autorisation individuelle d’urbanisme ainsi que l'ensemble des pièces annexées, sont quant à elles, communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. En revanche lorsqu’aucune décision expresse n’a été prise par le maire sur la demande, et avant l’expiration du délai faisant naître une décision tacite sur cette demande, le dossier conserve son caractère préparatoire et est exclu du droit de communication en application de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978. La commission estime, en conséquence, que si la demande porte sur la liste des projets pour lesquels une autorisation a été délivrée, ce document, sous réserve qu'il existe en l'état ou puisse être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant, est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. S'agissant du point 8), la commission rappelle, tout d'abord, que les déclarations d’intention d’aliéner, qui contiennent des informations relatives au patrimoine des particuliers, ne sont pas communicables à des tiers en application du paragraphe II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978 protégeant le secret de la vie privée, que ces déclarations aient été suivies ou non d’une préemption. Il en résulte qu'un tiers n'est pas recevable à demander l'accès à ces documents sur le fondement de la loi du 17 juillet 1978. La commission rappelle néanmoins qu'en vertu des dispositions du premier alinéa l'article L213-13 du code de l'urbanisme, sur l'application desquelles elle est compétente pour émettre un avis en vertu de l'article 21 de la loi du 17 juillet 1978, la commune sur le territoire de laquelle est institué un droit de préemption doit tenir un registre où sont inscrites toutes les acquisitions réalisées par exercice ou par délégation de ce droit de préemption, ainsi que l'utilisation effective des biens ainsi acquis. En vertu des dispositions du second alinéa de l'article L213-13 du code, toute personne peut consulter ce registre ou en obtenir un extrait. Les délibérations du conseil municipal sont, quant à elles, communicables à toute personne qui en fait la demande sur le fondement des dispositions de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. La commission rappelle enfin que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.