Avis 20154278 Séance du 05/11/2015

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 31 août 2015, à la suite du refus opposé par le maire d'Ottmarsheim à sa demande de communication des documents suivants: 1) les comptes rendus du comité de direction et de pilotage hebdomadaires établis depuis le 1er janvier 2015 et ceux à venir ; 2) les arrêtés pris en vertu de la délégation accordée au maire sur le fondement de l'article L2122-22.16 du code général des collectivités territoriales, ainsi que la délibération du conseil municipal fixant cette délégation. La commission, qui a pris connaissance des comptes rendus visés au point 1) estime que ces documents, bien qu'ayant pour finalité de s'assurer du bon fonctionnement interne des services de la commune, n'en revêtent pas moins le caractère de documents administratifs soumis au droit d'accès en vertu des dispositions de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Ces documents sont donc communicables à toute personne qui en fait la demande, sous réserve, d'une part, qu'ils ne revêtent pas un caractère préparatoire, c'est à dire aussi longtemps que la décision administrative qu'ils préparent, le cas échéant, n'est pas intervenue ou que l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable et, d'autre part, que soit préalablement occultée, en vertu du II de l'article 6 de cette même loi, toute mention dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, portant une appréciation sur une personne physique ou faisant apparaître de la part d'une personne autre qu'une autorité administrative agissant dans l’exercice de sa compétence pour diriger et organiser le service, un comportement dont la divulgation pourrait lui porter préjudice. La commission, qui n'estime pas que l'occultation de telles mentions serait, en l'espèce, de nature à priver d'intérêt la communication des documents en cause, émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la communication des comptes rendus existants. La commission rappelle, en revanche, que la loi du 17 juillet 1978 garantit un droit d’accès aux documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne permet pas aux demandeurs d’exiger pour l’avenir qu’ils soient rendus systématiquement destinataires de documents au fur et à mesure de leur élaboration. La commission déclare donc irrecevable la présente demande en tant qu'elle porte sur les comptes rendus à venir. En ce qui concerne les documents sollicités au point 2), la commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales et de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc un avis favorable et prend note de l'intention du maire d'Ottmarsheim de les communiquer prochainement.