Avis 20153993 Séance du 24/09/2015

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 août 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Ligsdorf à sa demande de copie, dans le cadre d'une recherche généalogique, de l'acte de naissance de MonsieurX né le 24 décembre 1931 dans la commune. En l'absence de réponse du maire de Ligsdorf à la demande qui lui a été adressée, la commission précise que, en application du e) du 4° du I de l'article L213-2 du code du patrimoine, les registres de naissance et de mariage sont librement communicables à tous, à l'expiration d'un délai de soixante-quinze ans à compter de leur clôture. Un acte de naissance de 1931 est donc aujourd'hui communicable à tout particulier, et non pas seulement à l'intéressé, à un notaire ou à un centre d'histoire des familles. La commission rappelle que selon l’article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques se fait " dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978 ". Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication. Ce principe souffre cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en règle générale, ne doivent pas être photocopiés, lorsqu'ils sont conservés dans des registres. Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d'une communication gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d'une photographie, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original. Le caractère envisageable de la reproduction photographique ou de tout autre mode de reproduction doit être laissé à l'appréciation des maires ou des personnels scientifiques et techniques responsables de la conservation des fonds. La commission note par ailleurs que les registres de cette période ne sont pas en ligne sur le site Internet des Archives départementales du Haut-Rhin et que, dans le cas d'espèce, le demandeur ne peut pas bénéficier de ce mode d'accès gratuit. Sous les réserves énoncées ci-dessus concernant la reproduction des documents, elle donne donc un avis favorable à la demande de Monsieur X.