Avis 20153809 Séance du 24/09/2015

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 juillet 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Boisemont à sa demande de consultation des documents suivants : 1) le document préparatoire à la mise en place de l'aire de valorisation de l'architecture et du patrimoine (AVAP) ; 2) le registre des permis de construire ; 3) les dossiers des permis de construire suivants : - 08/05/2014, n° 095-074-04-B0004 - 22/06/2004, n° 095-074-04-B0006 - 03/09/2004, n° 095-074-04-B0009 - 10/12/2004, n° 095-074-04-B0011 - 06/01/2005, n° 095-074-05-B0001 - 24/06/2005, n° 095-074-05-B0008 - 03/09/2005, n° 095-074-05-B0012 - 25/10/2005, n° 095-074-05-B0015 - 28/06/2006, n° 09507406B0007 - 01/07/2006, n° 09507406B0008 - 01/07/2006, n° 09507406B0005 - 29/07/2006, n° 09507406B0009 - 04/10/2006, n° 09507406B0010 - 21/10/2014, n° 09507414U0005 - 12/11/2014, n° 09507414U0006 - 17/03/2012, n° 09507409B0004 - 14/10/2011, n° 09507407B0016 - 14/10/2011, n° 09507407B0014 - 17/06/2011, n° 09507411U0008 - 18/01/2010, n° 09507411U0001 - 21/07/2006, n° 09507406B0019 - 31/07/2013, n° 09507411U0003. La commission prend note de la réponse que lui a faite le maire de Boisemont. S'agissant du point 1), le maire a fait valoir auprès de la commission, en réponse à une demande relative à une autre saisine de la CADA examinée au cours de la même séance du 24 septembre 2015 (n° 20153829), que si le document demandé avait été mis à la disposition du public en mairie, il s'agissait d'une « pré-étude provisoire et par conséquent non achevée ». La commission rappelle qu'aux termes du 2e alinéa de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 : « Le droit à communication ne s'applique qu'à des documents achevés. Il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration ». En application de ces dispositions, la commission distingue ainsi deux types de documents : - les documents inachevés en la forme, tels que les ébauches, brouillons et versions successives d'un document, qui précèdent l'élaboration d'un document complet et cohérent, et qui ne peuvent être communiqués en l'état. Seul le document achevé sera communicable, le cas échéant. - les documents préparatoires, lesquels ont acquis leur forme définitive, mais dont la communication est subordonnée à l’intervention de la décision administrative qu'ils préparent. La commission précise qu'en application des articles L124-4 et L124-5 du code de l'environnement, le caractère préparatoire d'un document ne peut s'opposer à la communication des informations relatives à l'environnement qu'il comporte, tandis que l'administration est fondée à refuser la communication des informations relatives à l'environnement contenues dans un document en cours d'élaboration, c'est à dire inachevé. La commission émet donc, en l'état, un avis défavorable à la communication du document sollicité. Seul le document achevé produit sur la base de ce document sollicité sera communicable, le cas échéant, dans les conditions et sous les réserves prévues par l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978 et les articles L124-4 et L124-5 du code de l'environnement. La commission estime ensuite que le registre des autorisations d'occupation des sols, tout comme les documents, produits et reçus par l'administration en matière d’autorisations individuelles d'urbanisme sont, en principe, communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. La commission émet, dès lors, un avis favorable à la communication du document visé au point 2). La commission rappelle enfin que les documents produits ou reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, après occultation des seules mentions relevant de l'article 6 de la même loi. Toutefois, lorsque l'autorisation a été délivrée par une décision expresse du maire prise au nom de la commune, les pièces qui doivent obligatoirement figurer dans le dossier qui lui est soumis en vertu des dispositions du code de l'urbanisme sont, en outre et de ce seul fait, communicables en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable à la communication des documents sollicités au point 3). Enfin, la commission rappelle à toutes fins utiles que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission précise en outre que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services.