Avis 20153738 Séance du 05/11/2015

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 juillet 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Serres à sa demande de consultation de la facture originale relative aux travaux de voirie réalisés chemin du Château par la société X en août 2014. La commission, qui a pris connaissance de la réponse de l'administration, rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978. La commission estime que le document sollicité, qui consiste en réalité en une facture à établir, présente, dès lors qu'il s'agit d'un document achevé, le caractère d'une pièce justificative des comptes au sens de ces dispositions et qu'il est par suite communicable à toute personne qui en fait la demande, nonobstant la circonstance que la facture définitive n'ait pas été délivrée à l'administration. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Serres a informé la commission qu'une copie du document demandé, qui est parvenu en mairie par courriel, avait été remise en mains propres à Madame X qui en a accusé réception le 9 mars 2015. La commission constate que la demande porte, au cas d'espèce, sur une consultation de l'original de ce document. Elle rappelle, à cet égard, qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission considère, par suite, que la communication d'une copie de document ne prive pas d'objet la demande de consultation du même document présentée ultérieurement par un même demandeur, étant toutefois précisé, qu'une demande peut être considérée comme abusive lorsqu'elle vise, de façon délibérée, à perturber le fonctionnement d'une administration. Tel peut être le cas des demandes récurrentes, portant sur un volume important de documents traitant, le cas échéant, de la même affaire, des demandes que le service sollicité est manifestement dans l'incapacité matérielle de traiter, ou encore des demandes portant sur des documents auquel le demandeur a déjà eu accès. La commission fonde également son appréciation sur les éléments portés à sa connaissance par le demandeur et l'administration quant au contexte dans lequel s'inscrit la demande et aux motivations qui la sous-tendent. S'agissant, au cas d'espèce, d'un document reçu par la commune par courriel, la commission estime que la communication à laquelle a procédé l'administration suffit à satisfaire la demande et que si cette demande devait être interprétée comme une demande de consultation du document sur support informatique, l'administration ne serait pas tenue d'y satisfaire. Elle émet donc un avis défavorable.