Avis 20153297 Séance du 10/09/2015

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 juillet 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Ferrières-en-Brie à sa demande de conformité à l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, du tarif demandé par le maire pour la communication des documents suivants, sachant que le demandeur souhaite un envoi par message électronique : 1) le certificat d'achèvement de travaux et de conformité au permis de construire n° 77.181.07.00017, du 26 mai 2008 ; 2) l’arrêté accordant ce permis de construire ; 3) l’arrêté accordant le permis modificatif ; 4) le projet architectural de ces permis de construire. La commission estime que les documents sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 et de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable. Elle relève toutefois que le différend ne porte pas tant sur la communicabilité de ces documents que sur les modalités et la tarification de la communication. En réponse à la demande qui lui a été adressé, le maire de Ferrières-en-Brie a fait savoir à la commission que les documents sollicités n'étaient pas disponible sous forme électronique alors que le demandeur souhaitait une communication par messagerie électronique. A cet égard, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Dès lors, en l'espèce, la communication peut se faire, au choix du demandeur, par consultation sur place (le demandeur pouvant alors emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés) ou par copie intégrale. La commission invite l'administration à se rapprocher du demandeur pour connaître son choix et à procéder ensuite à cette communication dans les plus brefs délais. S’agissant de la tarification des copies, la commission rappelle qu’en vertu de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission constate, en l'espèce, que les tarifs pratiqués par la commune de Ferrières-en-Brie sont très supérieurs (un euro la page en format A4) aux tarifs prescrits. La commission invite donc l'administration à mettre ses tarifs de copie en conformité avec la réglementation.