Avis 20153059 Séance du 10/09/2015

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 juin 2015, à la suite du refus opposé par le président de la Métropole européenne de Lille à sa demande de communication par envoi postal d'une copie de son entier dossier administratif de fonctionnaire territorial. La commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle a pris note de la réponse du président de la Métropole européenne de Lille proposant au demandeur de consulter son dossier sur internet. Elle rappelle cependant qu'aux termes de l'article 4 de la loi du 11 juillet 1978, « L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration :/a) Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ;/b) Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ;(...) ». La commission rappelle en outre qu’en vertu de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Elle émet donc un avis favorable à la communication à Monsieur X de son dossier sous forme papier, sous réserve d'une éventuelle participation aux frais de copie selon les modalités rappelées ci-dessus.