Avis 20153024 Séance du 30/07/2015

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 juin 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Bordeaux à sa demande de copie de l'acte de décès de Madame X épouse X, survenu le 3 juin 1901. La commission rappelle à titre liminaire qu'au titre de l'article L213-1 du code du patrimoine, les actes de décès de l'état civil sont immédiatement communicables et constate que le refus opposé au demandeur ne porte pas sur le principe mais sur les modalités d'accès à ce document. La commission rappelle qu'en vertu de l'article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques s'exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978. La commission souligne qu'il en résulte que l'accès aux archives publiques s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission précise que l'envoi d'une copie d'un document, demandée de préférence à une consultation sur place, requiert que la demande soit formulée de manière suffisamment précise pour permettre à l'administration d'identifier et de retrouver le document sollicité sans besoin d'une recherche approfondie. En l'espèce, la commission considère que les précisions fournies par le demandeur doivent suffire à l'administration pour retrouver l'acte demandé, nonobstant l'absence de mention de la section de l'état civil dont relève le registre dans lequel il figure. La commission émet donc un avis favorable moyennant le paiement éventuel des frais mentionnés ci-dessus auxquels il convient d'ajouter le coût d'affranchissement.