Avis 20152821 Séance du 30/07/2015

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 juin 2015, à la suite du refus opposé par le maire d'Epinay-sous-Sénart à sa demande de communication, de préférence par courrier électronique ou à défaut par courrier postal, des documents suivants concernant sa cliente : 1) son dossier administratif ; 2) son dossier de médecine de prévention. La commission, qui a pris connaissance de la réponse de l'administration, considère que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, dès lors qu'aucune procédure disciplinaire n'est en cours, en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Elle rappelle, en outre, que l'article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît le droit à toute personne d'accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé. En vertu du même article du code de la santé publique et du dernier alinéa du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, ces informations sont communiquées au demandeur ou à son représentant, selon son choix, directement ou par l'intermédiaire d'un médecin qu'il désigne à cet effet. La commission relève également que, par une décision du 5 juin 2002 (n° 227373), le Conseil d’État a jugé qu’il résulte des dispositions des articles 4 et 6 de la loi du 31 décembre 1971 portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques que, sous réserve des dispositions législatives et réglementaires l'excluant dans les cas particuliers qu'elles déterminent, les avocats ont qualité pour représenter leurs clients devant les administrations publiques sans avoir à justifier du mandat qu'ils sont réputés avoir reçu de ces derniers dès lors qu'ils déclarent agir pour leur compte. La commission émet donc un avis favorable à la communication des pièces sollicitées à Madame X par l’intermédiaire de Maître X, qui, en sa qualité, n’est pas tenu de présenter un mandat exprès de son client. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier.