Avis 20152782 Séance du 30/07/2015

Maître X X, conseil de Madame X X, inspectrice des douanes et droits indirects, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 juin 2015, à la suite du refus opposé par la directrice générale des douanes et droits indirects à sa demande de communication d'une copie des documents suivants relatifs à sa cliente : 1) l'intégralité de son dossier administratif ; 2) l'intégralité de son dossier médical ; 3) le rapport de l'enquête administrative interne qui s'est déroulée au cours du second semestre 2014 à la suite de ses dénonciations pour faits de harcèlement moral ; 4) le rapport relatif à l'enquête interne qui remettrait en cause ses compétences professionnelles ; 5) tout autre rapport relatif à sa manière de servir. S'agissant du document sollicité au point 1), la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978, dans le cas où aucune procédure disciplinaire n'est en cours. En l'absence d'une telle procédure, elle émet donc un avis favorable et prend note de la décision de la directrice générale des douanes et droits indirects de transférer le dossier sollicité au siège de la direction générale à Montreuil afin d'en permettre la consultation par l'intéressée ou la réalisation d'une copie intégrale dans les meilleurs délais. Concernant les modalités de communication, la commission relève que la demande porte sur une copie des documents et non sur une consultation. Elle rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Concernant le document visé au point 2), en réponse à la demande qui lui a été adressée, la directrice générale des douanes et droits indirects a informé la commission que le dossier médical demandé n'existait pas dans la mesure où les dossiers individuels des agents ne peuvent contenir aucune information couverte par le secret médical. La commission ne peut, dès lors, que déclarer la demande d’avis sans objet sur ce point. Concernant les rapports mentionnés aux points 4) et 5), la directrice générale des douanes et droits indirects a fait savoir à la commission que ces documents n'existaient pas et qu'il n'existait pas d'autre rapport relatif à la manière de servir de l'intéressée que les évaluations professionnelles disponibles dans son dossier administratif visé au point 1). La commission ne peut, dès lors, que déclarer la demande d'avis sans objet sur les points 4) et 5). Concernant le document visé au point 3), la commission estime que ce rapport d'enquête administrative, dont elle n'a pu prendre connaissance, est un document administratif communicable, pour les mentions qui la concernent, à l'intéressée ou à son conseil en application du II de l'article 6 de la loi de 1978, sous réserve qu'il soit achevé et dépourvu de caractère préparatoire. La commission rappelle en outre que les dispositions du II et du III du même article imposent que soient occultées au préalable les mentions relatives à la vie privée de tiers, portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique autre que Madame X, nommément désignée ou facilement identifiable, ou faisant apparaître le comportement répréhensible ou fautif d'un agent tiers désigné ou facilement identifiable ainsi que celles qui révèlent une appréciation ou un jugement critique porté sur cet agent, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. En conséquence, et sous les réserves préalablement exposées, la commission émet un avis favorable sur le point 3) de la demande.