Avis 20152393 Séance du 18/06/2015

Monsieur X, Madame X, Monsieur X, Madame X, Monsieur X, conseillers municipaux, élus de la liste « Avec vous Aizenay autrement », ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 mai 2015, à la suite du refus opposé par le maire d'Aizenay à leur demande de communication des documents suivants : 1) l’intégralité du rapport prospectif sur les finances communales établi par Monsieur X, du cabinet JMS consultants de la Roche-sur-Yon, dont il est fait état dans le procès-verbal de la séance du conseil municipal du 27 janvier 2015 ; 2) l’intégralité du rapport sur la restauration municipale de Monsieur X, de Conform'Ouest de Rennes, dont il est fait état dans le procès-verbal des séances du conseil municipal des 25 novembre 2014 et 27 janvier 2015 ; 3) l’intégralité du rapport, anonymisé, de la direction départementale de la protection des populations sur la restauration scolaire dont il est fait état dans le procès-verbal de la séance du conseil municipal du 27 janvier 2015. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales. Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire d'Aizenay a informé la commission que le document sollicité au point 2) a été transmis aux demandeurs le 26 mai 2015. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d’avis sur ce point. La commission rappelle ensuite que les rapports d'analyse financière réalisés à la demande des collectivités territoriales constituent des documents administratifs communicables, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve qu'ils soient achevés, c'est-à-dire remis à leur commanditaire, et qu'ils soient dépourvus de caractère préparatoire. Sur ce dernier point, la commission précise que les analyses financières prospectives à caractère général, qui font par exemple état de l'évolution possible des finances locales sur plusieurs années au regard de différents scenarii, ne sauraient revêtir un tel caractère, pas plus qu'une étude rétrospective. Elle émet donc un avis favorable à la communication du document visé au point 1). La commission considère enfin que le rapport de contrôle visé au point 3) a perdu tout caractère préparatoire et qu'il constitue un document administratif communicable, dans sa version anonymisée, à toute personne qui en fait la demande. Elle émet donc un avis favorable sur ce point et rappelle en outre que lorsqu'une administration n’est pas en possession des documents sollicités, il lui appartient, en application de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, de transmettre la demande de communication, accompagnée de l'avis de la commission, à l’autorité administrative susceptible de les détenir, en l’espèce le président de la communauté de communes Vie et Boulogne, et d’en aviser les demandeurs.