Avis 20152261 Séance du 18/06/2015

Madame X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 mai 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Terre-de-Bas à sa demande de copie intégrale de l'acte de naissance de sa tante, Madame X veuve X, née le 19 janvier 1910. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Terre-de-Bas a informé la commission de ce que le document sollicité a été transmis à Madame X par courrier du 29 mai 2015. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d’avis. La commission prend note, néanmoins, de ce que la copie de l'acte transmis serait insuffisamment lisible et de ce que Madame X souhaiterait obtenir une copie de meilleure qualité. La commission rappelle, à cet égard, que les modalités d'accès aux archives publiques sont fixées à l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, auquel renvoie l'article L213-1 du code du patrimoine. En application de ces dispositions, l'accès aux archives publiques s'exerce notamment, au choix du demandeur, dans la limite des possibilités techniques de l'administration, et sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation de l'original, par la délivrance d'une copie, aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder les coûts déterminés conformément à l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 et à l'arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d'État au budget du 1er octobre 2001. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement. Lorsqu'il s'agit d'originaux insusceptibles d'être reprographiés et dont la copie est obtenue à partir d'un microfilm, ou par photographie, l'autorité administrative peut tenir compte du coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document. La commission invite donc Madame X, si elle le souhaite, à se rapprocher de l'administration pour obtenir communication, selon l'une des modalités précitées, d'une copie lisible de l'acte de naissance sollicité.