Avis 20152186 Séance du 18/06/2015

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 mai 2015, à la suite du refus opposé par le Président du Centre Communal d'Action Sociale d'Angervilliers à sa demande de communication d'une copie des documents suivants relatifs au centre communal d'action sociale (CCAS) : 1) le grand livre budgétaire, de 2004 à 2014 ; 2) le compte administratif 2013 ; 3) la maquette budgétaire 2014 ; 4) les délibérations du conseil d'administration, de 2004 à mars 2015 ; 5) les arrêtés et décisions du président, de 2004 à mars 2015 ; 6) la liste des membres nommés par le maire. La commission estime que les documents sollicités constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 et de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable à leur communication. La commission rappelle, à toutes fins utiles, que l'administration est fondée, lorsque la demande de communication porte, comme en l'espèce, sur un nombre important de documents, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.