Avis 20151313 Séance du 23/04/2015

Maître X X, conseil de Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 mars 2015, à la suite du refus opposé par la directrice départementale de la cohésion sociale des Yvelines à sa demande de copie de l'intégralité du dossier, à l'exception des documents déjà communiqués, sur lequel s'est fondé la commission de réforme des Yvelines lors de sa séance du 24 juin 2014, à la suite de la demande de sa cliente d'imputabilité au service de sa pathologie, notamment : 1) le rapport établi par le médecin de prévention ; 2) le rapport hiérarchique établi par l'Institut national de la recherche agronomique (INRA) ; 3) le compte rendu complet de la séance de la commission de réforme ; 4) les pouvoirs des représentants des délégués du personnel et de l'administration leur permettant de siéger à la commission de réforme ; 5) toutes pièces ou rapports administratifs et médicaux communiqués par sa cliente à l'INRA ; - l'extrait du dossier médical détenu par le médecin de prévention de l'INRA ; - le certificat du médecin traitant attestant que sa cliente a bénéficié de deux arrêts de travail d'une durée de deux semaines en février et avril 2011 ; - l'arrêt de travail pour la période du 12 au 14 décembre 2011 ; - l'arrêt de travail pour la période du 9 au 16 mai 2012 ; - la prolongation d'arrêt de travail pour la période du 16 au 22 mai 2012 ; - l'arrêt de travail pour la période du 20 au 29 juin 2012 ; - l'arrêt de travail pour la période du 22 au 26 octobre 2012 ; - la prolongation d'arrêt de travail jusqu'au 27 novembre 2012 ; - la prolongation d'arrêt de travail jusqu'au 30 décembre 2012 ; - la prolongation d'arrêt de travail jusqu'au 31 janvier 2013 ; - la prolongation d'arrêt de travail jusqu'au 28 février 2013 ; - la décision de l'INRA concernant son placement en congé longue maladie pour la période du 28 décembre 2012 au 27 juin 2013 ; - la décision de l'INRA concernant la prolongation de son congé longue maladie pour la période du 28 juin 2013 au 27 décembre 2013 ; - la décision de l'INRA concernant sa reprise à temps partiel thérapeutique à hauteur de 50% pour la période du 28 décembre 2013 au 28 juin 2014. La commission, qui a pris connaissance de la réponse de l'administration, rappelle que les documents qui se rapportent à la réunion d’une commission de réforme présentent le caractère de documents administratifs. Mais le régime qui leur est applicable est différent selon que la commission a ou non rendu son avis. Avant l’avis de la commission de réforme, la commission d’accès aux documents administratifs constate que la communication à l’agent du dossier soumis à la commission de réforme est prescrite par l’article 19 du décret n° 86-442 du 16 mars 1986 pris en application de l’article L31 du code des pensions civiles et militaires de retraite et conformément au principe général des droits de la défense. La méconnaissance de ces dispositions est susceptible de vicier la procédure suivie devant la commission de réforme. La commission d’accès aux documents administratifs relève cependant que l’article 21 de la loi du 17 juillet 1978 ne lui donne pas compétence pour se prononcer sur le droit d’accès de l’agent à toutes les pièces de son dossier, y compris médicales, imposé par les textes précités, et s’estime donc incompétente pour se prononcer sur les refus de communication intervenant sur des demandes présentées avant que la commission de réforme n’ait rendu son avis. Une fois l’avis de la commission de réforme rendu, la commission d’accès aux documents administratifs estime que cet avis, le procès-verbal de la réunion de la commission de réforme ainsi que l’ensemble des pièces du dossier soumis à la commission de réforme sont des documents administratifs communicables à l’intéressé, en application cette fois des dispositions combinées de l’article 2 et du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve d’en occulter d’éventuelles mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, comme par exemple des témoignages ou des plaintes de tiers à l’égard de l’agent concerné par l’avis. La commission d’accès aux documents administratifs rappelle par ailleurs que l’article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît à toute personne le droit d’accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et du dernier alinéa du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978, ces informations sont communiquées au demandeur, selon son choix, directement ou par l’intermédiaire d’un médecin qu’il désigne à cet effet. Une fois l’avis de la commission de réforme rendu, les rapports des médecins qui ont examiné l’agent sont donc également communicables à ce dernier, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En l'espèce, en réponse à la demande qui lui a été adressée, la directrice départementale de la cohésion sociale des Yvelines a informé la commission qu'elle a transmis à l'intéressée l'intégralité du dossier médical le 14 janvier 2015, plusieurs documents le 28 janvier 2015 dont le procès-verbal de la séance de la commission de réforme du 24 juin 2014, et les documents visés au point 5 le 2 avril 2015. Elle a également indiqué que les documents visés au point 3 devaient être demandés à l'administration des agents concernés. La commission ne peut donc que déclarer sans objet la demande concernant les documents visés aux points 1), 3) et 5). Elle estime par ailleurs que le document administratif visé au point 2), s'il existe, est communicable à l'intéressée, en application des principes mentionnés ci-dessus. Elle émet donc un avis favorable sur ce point. S'agissant enfin des documents visés au point 4), la commission estime qu'ils sont communicables, s'ils existent, à toute personne qui en fait la demande. Elle émet donc un avis favorable et rappelle qu’il appartient à la directrice départementale de la cohésion sociale des Yvelines, dans le cas où elle ne serait pas en leur possession, de transmettre, en application du quatrième alinéa de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de les détenir, en l’espèce l'administration des agents concernés, et d’en aviser Madame X ou son conseil.