Avis 20150672 Séance du 23/04/2015

Monsieur X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 février 2015, à la suite du refus opposé par le président de la fédération française d'équitation à sa demande de communication, de préférence par CD-ROM ou envoi électronique, des détails de la comptabilité de la fédération (grand livre, balance, etc.) pour les quatre derniers exercices. La commission rappelle qu'en application de l'article L131-9 du code du sport, la fédération française d'équitation, agréée par arrêté du ministre chargé des sports conformément aux dispositions de l'article L131-8 du même code, constitue un organisme privé chargé d'une mission de service public. Les documents produits ou reçus par ces organismes dans le cadre de leur mission de service public revêtent un caractère administratif et sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de la fédération française d'équitation a informé la commission que les rapports moraux, rapports financiers, rapports spéciaux du commissaire aux comptes et budgets prévisionnels des quatre derniers exercices, de même que les montants des cotisations, mandats donnés pour les acquisitions et participations à la campagne promotion TV étaient disponibles sur le site internet de la fédération. Il a également indiqué que de nombreux documents comptables, notamment les comptes de l'exercice, étaient librement consultable au siège de la fédération en vertu de l'article 22.2 de son règlement intérieur. La commission en prend note, mais relève que la demande porte non sur une consultation mais sur la communication par voie électronique. Elle rappelle à cet égard qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission relève également que l'article 22.2 du règlement intérieur de la fédération, qu'elle a pu consulter sur son site internet, ne permet la communication des documents budgétaires et comptables de la fédération qu'aux membres de son assemblée générale, et qu'il ne ressort pas de la demande que Monsieur X jouirait d'un tel statut. La commission considère enfin que la demande, qui porte sur quatre exercices et sur des documents comptables précisément identifiés présente un degré de précision suffisant. Elle estime dès lors la demande de communication recevable. La commission rappelle ensuite que les pièces budgétaires et comptables relatives aux missions de service public de la fédération française d'équitation constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve de l'occultation d'éventuelles mentions couvertes par le secret en matière commerciale et industrielle au sens du II de l'article 6 de la même loi. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable. Elle précise, à toutes fins utiles, que si la fédération française d'équitation n'était pas en mesure de produire la comptabilité analytique sollicitée, demeurent communicables, en vertu des dispositions précitées, les données comptables agrégées qui se rapporteraient pour partie à des activités étrangères à ses missions de service public. Enfin la commission rappelle que si, comme ne l'espèce, la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.