Avis 20150533 Séance du 19/03/2015

Monsieur X X-X, pour la société X-X-X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 05 février 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Reichstett à sa demande de communication des documents suivants concernant les lots n° 1 (démolition-désamiantage) et n° 3 (gros œuvre) du marché public ayant pour objet la rénovation de la salle des fêtes : 1) le registre des dépôts et d'enregistrement des plis ; 2) le procès-verbal d'ouverture des plis ; 3) les demandes de précisions ou de compléments relatives aux offres correspondant à ces lots, ainsi que les réponses apportées ; 4) le rapport d'analyse des offres comportant le détail des critères de sélection ainsi que leur pondération pour les pièces demandées lors de la consultation ; 5) les noms et les qualités des personnes présentes à la réunion de négociation ; 6) les directives écrites imposées aux membres du comité de négociation concernant les interdictions de diffusion de données des différents candidats lors des négociations ; 7) l'ensemble des offres tarifaires des entreprises ayant soumissionné à ces lots, transmises (courriel, fax, courrier) à la suite de la réunion de négociation et devant comporter les dates et les heures de leur réception ; 8) le registre détaillé de traçabilité permettant de suivre l'ensemble de la procédure de négociation avec les candidats ; 9) le rapport définitif des offres après négociation, comportant les éléments des critères de sélection ainsi que leur pondération décrite au règlement de la consultation ; 10) les courriers envoyés aux entreprises attributaires de ces lots. En l'absence de réponse de l'administration à la date de la séance, la commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la loi du 17 juillet 1978. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit la commission d'appel d'offres à ne pas lui attribuer le marché ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l'article 6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. L'examen des offres des entreprises au regard du respect de ce secret conduit la commission à considérer que, sous réserve des particularités propres à chaque marché : - l'offre de prix détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable dans la mesure où elle fait partie intégrante du marché ou du contrat. - l'offre de prix globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable. En revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres. La commission précise que les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables. En application des principes rappelés ci-dessus et sous réserve que le marché en cause ait été signé, la commission précise que : 1) le document sollicité au point 1 est communicable sans restriction ; 2) celui demandé au point 2 est communicable sous réserve de l'occultation des éventuelles mentions qui pourraient porter atteinte au secret industriel et commercial protégé par le II de l'article 6 de la loi de 1978 ; 3) si les demandes de précisions ou de compléments adressées aux entreprises, y compris non retenues, sollicitées dans le point 3 sont communicables, ce n'est qu'après occultation des éventuelles mentions qui pourraient porter atteinte au secret industriel et commercial protégé par le II de l'article 6 de la loi de 1978 ; en revanche les réponses des entreprises aux demandes complémentaires de la collectivité ne sont pas communicables, sauf mentions particulières pouvant être communiquées telles que les éléments de l'offre de l'entreprise retenue ; 4) le rapport d'analyse des offres demandé au point 4 ne peut être communiqué que pour les seules mentions qui concernent l'entreprise attributaire ou le demandeur lui-même ; 5) la demande exprimée au point 5 est assimilable à une demande d'information ; sur ce point, la commission rappelle que la loi du 17 juillet 1978 n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, en particulier lorsque celle-ci tend à l’élaboration ou à la motivation d’une décision administrative, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant, ce qui lui semble être le cas en l'espèce, observation faite que le document obtenu sera communicable sous réserve qu'il ne mentionne pas d'éléments dont la divulgation pourrait porter atteinte au secret de la vie privée protégé par le II de l'article 6 de la loi de 1978 (adresse personnelle des personnes présentes lors de la réunion notamment) ; 6) le document sollicité au point 6 est, s'il existe, communicable sans restriction ; 7) les documents demandés au point 7 ne peuvent être communiquées que dans la mesure où il s'agit des offres de prix global pour les entreprises non retenues ; pour l'entreprise retenue, l'offre de prix global tout comme l'offre de prix détaillée pourra être communiquée dans la mesure où il s'agit d'un marché ponctuel ; 8) le document sollicité au point 8 est, s'il existe, communicable sans restriction ; 9) le rapport définitif d'analyse des offres demandé au point 9 ne peut être communiqué que pour les seules mentions qui concernent l'entreprise attributaire ou le demandeur lui-même ; 10) les documents demandés au point 10 sont communicables, après occultation des éventuelles mentions qui pourraient porter atteinte au secret industriel et commercial protégé par le II de l'article 6 de la loi de 1978. La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable.