Avis 20145104 Séance du 05/02/2015

Monsieur X X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 décembre 2014, à la suite du refus opposé par la directrice de l'institut de formation en soins infirmiers du centre hospitalier de Montauban (IFSI 82) à sa demande de communication, de préférence par courrier électronique ou postal, de l’ensemble de son dossier étudiant notamment : 1) les documents relatifs au concours d'entrée ; 2) les évaluations sur l'ensemble du cursus ; 3) la liste des compétences, actes et activités validés en travaux pratiques à l'institut ; 4) l'ensemble des rapports circonstanciés ; 5) le dossier de suivi pédagogique, incluant les synthèses écrites faites par mes référentes de suivi pédagogique (SPI) concernant la présentation de son dossier aux commissions d'attribution des crédits (CAC) ainsi que les procès-verbaux desdites CAC des semestres 1 à 4, les comptes rendus des suivis pédagogiques et des entretiens avec ses référentes SPI et des suivis pédagogiques collectifs, les comptes rendus des entretiens à l'institut avec Madame la directrice et les cadres formateurs, les synthèses écrites des formateurs sur leurs visites et leurs suivis en stages (enseignements cliniques, suivis pédagogiques et comptes rendus des entretiens de ses référents de terrain de stage), les comptes rendus des entretiens de ses formateurs référents avec les cadres des terrains de stages (ou tout professionnel de terrain ou personne ayant participé à son encadrement sur les terrains de stage) , les synthèses écrites de ses référentes SPI et des formateurs référents de terrain à l'issue de chaque stage ; 6) le courrier de saisine du conseil de discipline du 23 septembre 2014 ; 7) l'avis du conseil de discipline du 23 septembre 2014 visé dans la décision d'exclusion définitive ainsi que le procès-verbal de ce même conseil ; 8) le courrier électronique de Madame X cité dans le rapport motivant la saisine du conseil de discipline précité ainsi que tout autre document sur lequel ce rapport a pu s'appuyer ; 9) les comptes rendus et procès-verbaux des conseils pédagogiques où sa situation a pu être évoquée (notamment ceux du conseil du 4 septembre 2014) ; 10) le courrier joint au bilan de son stage de S4 du 17 mars 2014 au 6 juin 2014 au service d'hospitalisation à domicile du centre hospitalier de Montauban) et inséré dans son dossier par sa référente SPI stipulant son désaccord et son refus de signer. En réponse à la demande qui lui a été adressée, la directrice de l'institut de formation en soins infirmiers a informé la commission que la liste des compétences, actes et activités validés en travaux pratiques, mentionnée au point 3, et, parmi les documents mentionnés au point 2, la feuille récapitulative des actes, activités et techniques de soins correspondaient aux données relatives à l'étudiant enregistrées dans un traitement automatisé. La commission rappelle à cet égard qu’elle n’a pas reçu compétence pour connaître des questions relatives à l'accès des personnes aux données à caractère personnel qui les concernent dans des fichiers, questions qui sont exclusivement régies par les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Seuls les tiers, c'est-à-dire les personnes non autorisées à consulter les fichiers en vertu des textes qui les créent, peuvent se prévaloir de la loi du 17 juillet 1978 pour obtenir communication, le cas échéant, des documents extraits de ces fichiers et la saisir pour avis en cas de refus. La commission ne peut dès lors que se déclarer incompétente pour se prononcer sur la présente demande, qui émane de la personne concernée, pour ce qui est de la liste des compétences, actes et activités validés en travaux pratiques et de la feuille récapitulative des actes, activités et techniques de soins. La directrice de l'IFSI a également informé la commission que les copies des candidats au concours d'entrée et la fiche d'appréciation de l'épreuve orale n'étant pas conservés plus d'un an, les documents mentionnés au point 1) de la demande n'existent plus, que la lettre mentionnée au point 10) n'avait pas non plus été conservée et que la feuille de diplôme d'Etat n'étant délivrée qu'aux candidats présentés à ce diplôme, il n'en existe pas pour Monsieur X. La commission ne peut donc que déclarer sans objet la demande sur ces différents points. La commission estime que les extraits des procès-verbaux des commissions d'attribution des crédits et du conseil pédagogique qui se rapportent à la situation du demandeur, ainsi que l'ensemble des autres documents sollicités, qui concernent directement eux aussi le demandeur, lui sont en principe communicables, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, y compris le courrier électronique mentionné au point 8, dont la commission a pu prendre connaissance. Toutefois, la directrice de l'IFSI a fait valoir qu'une grande partie des documents sollicités était destiné à préparer les décisions d'ordre pédagogique ou disciplinaire relatives au demandeur, sur décision ou avis des commissions d'attribution des crédits, du conseil pédagogique ou du conseil de discipline. La commission relève toutefois, au vu des pièces portées à sa connaissance, que celui-ci a fait l'objet d'une décision d'exclusion définitive de l'Institut de formation en soins infirmiers à compter du 29 septembre 2014. Il s'ensuit nécessairement que la procédure disciplinaire engagée à son encontre est achevée, et que les instances de l'Institut ne sont plus en mesure de prendre aucune décision, notamment d'ordre pédagogique, relative à l'intéressé, dont la formation a été interrompue. La commission en déduit que plus aucun des documents sollicités ne présente un caractère préparatoire à une décision qui n'aurait pas encore été prise. La directrice de l'IFSI a également précisé qu'une partie des documents sollicités devait être regardée comme ayant déjà fait l'objet d'une communication, le demandeur ayant pu les consulter et ayant été mis à même d'en demander une copie. Cependant, la commission constate au vu du procès-verbal de la consultation de son dossier par Monsieur X, que n'avait pu se voir délivrer les copies souhaitées, dans la mesure où l'institut a demandé le règlement préalable des frais de reproduction par chèque, à l'exclusion de tout autre moyen de paiement, alors que, selon ce qu'il a indiqué, il ne dispose pas d'un chéquier. Dans ces conditions, la commission estime que la demande de copie ne peut être regardée comme satisfaite, et conserve un objet. Elle précise que si l'IFSI ne peut recevoir de paiement en espèce, il revient à son ordonnateur d'émettre un titre de recettes dont le recouvrement pourra être assuré par le comptable public selon d'autre voies que le paiement par chèque, au besoin en espèces. La commission émet donc un avis favorable à la communication, selon ces modalités, et sous les réserves qui précèdent, des documents mentionnés aux points 2 et 4 à 9.