Avis 20145080 Séance du 22/01/2015

Monsieur X, directeur général de la société « X », a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 décembre 2014, à la suite du refus opposé par le président du conseil général des Hauts-de-Seine à sa demande de communication d'une copie des documents suivants : 1) l'ensemble des documents et éléments reçus par le département des Hauts-de-Seine se rapportant au versement de la subvention prévue contractuellement au bénéfice du délégataire « X » depuis 2009 ; 2) l'ensemble des documents de travail relatifs à la liquidation de la subvention versée depuis 2009, y compris les notes de calcul et/ou de vérification établies par les agents du département et les prestataires de celui-ci ; 3) les mandats de versement de la subvention et les pièces annexées à ces mandats ; 4) l'ensemble des accords de versement de subvention pour chacun des montants versés. La commission relève, à titre liminaire, que la communicabilité des documents visés par la présente demande d'avis fait également l'objet d'une demande de conseil de la part de l’administration examinée également lors de cette séance (conseil n° 20144936). La commission estime que les documents visés au point 1) et au point 4) de la demande sont des documents administratifs, communicables à toute personne en faisant la demande, y compris, en l'espèce, à la société délégataire qui bénéficie de la subvention, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 et de l’article L3121-17 du code général des collectivités territoriales. La commission émet donc un avis favorable sur ces points. S'agissant du caractère abusif opposé sur le point 1) de la demande, la commission estime qu'une demande peut être considérée comme abusive lorsqu'elle vise, de façon délibérée, à perturber le fonctionnement d'une administration. Tel peut être le cas des demandes récurrentes, portant sur un volume important de documents traitant, le cas échéant, de la même affaire, des demandes que le service sollicité est manifestement dans l'incapacité matérielle de traiter, ou encore des demandes portant sur des documents auxquels le demandeur a déjà eu accès. La commission fonde également son appréciation sur les éléments portés à sa connaissance par le demandeur et l'administration quant au contexte dans lequel s'inscrit la demande et aux motivations qui la sous-tendent. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. Par ailleurs, la commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission invite le Conseil général des Hauts-de-Seine, d'une part, à communiquer à la société X une copie des courriers sollicitant le versement de la subvention et, d'autre part, à mettre à sa disposition, pour consultation, les bons de commande qui y sont associés. Dans l'hypothèse où cette seule consultation ne satisferait pas la demande de la société X, il appartiendrait à la collectivité de lui transmettre une copie de ces bons sans qu'y fasse obstacle la circonstance qu'elle en soit l'auteur. Cette communication pourra s'effectuer selon un échéancier à définir et dans le respect du tarif fixé par l'arrêté du ministre du budget du 1er octobre 2001. La commission estime que le point 2) de la demande est suffisamment précis pour que le conseil général des Hauts-de-Seine puisse y répondre. Les documents ainsi visés (tableaux de calcul, d'analyse et de suivi, notes internes, rapports de contrôle internes ou externes) sont, dès lors qu'ils sont achevés en la forme (ce qui exclut de la communication des brouillons et des ébauches), communicables à tout demandeur, en application de l’article 2 de la loi de 1978. Elle émet donc un avis favorable. Enfin s'agissant du point 3) de la demande, la commission estime que les mandats de versement, qui ont un caractère administratif, sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L3121-17 du code général des collectivités territoriales. Elle émet un avis favorable. Elle relève que dans la mesure où le conseil général des Hauts-de-Seine n'est pas en possession de ces documents, il lui appartient, en application du quatrième alinéa de l’article 2 de la loi, de transmettre la demande de communication, accompagnée des informations permettant aux autorités administratives susceptibles de les détenir de les identifier (voir l'avis n° 20130592 du 28 mars 2013), en l’espèce la paierie départementale et la chambre régionale des comptes d'Île-de-France, et d’en aviser la société X.