Avis 20144902 Séance du 05/02/2015

Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 décembre 2014, à la suite du refus opposé par le ministre de la défense à sa demande de copie des documents suivants concernant son client : 1) la lettre du commandant supérieur des forces armées en Polynésie évoquée par le président du conseil de discipline lors de sa séance du 19 novembre 2014 ; 2) la fiche de poste communiquée par Madame X aux représentants du personnel lors de cette même séance du conseil de discipline. En premier lieu, en réponse à la demande qui lui a été adressée, le ministre de la Défense a informé la commission que le document mentionné au point 2) n’existe pas, dans la mesure où aucune fiche de poste n’a été communiqué aux représentants du personnel lors de la séance du conseil du conseil de discipline, car l’affectation définitive et le poste précis n’étaient pas connus à ce moment là. La commission ne peut, dès lors, que déclarer la demande d’avis sans objet sur ce point. En second lieu, la commission rappelle qu'en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, les documents qui feraient apparaître de la part de tiers un comportement dont la divulgation pourrait leur porter préjudice ne sont communicables qu’aux intéressés. Elle considère que, sur ce fondement, les documents tels que les lettres de signalement ou de dénonciation, dès lors que leur auteur est identifiable, ne sont pas communicables à des tiers, y compris lorsque ceux-ci sont visés par le signalement ou la dénonciation en question. Toutefois, la commission, qui n’a pas eu connaissance de la lettre mentionnée au point 1), note que ce document administratif, dont le ministre de la défense indique qu’il s’agit d’un « témoignage » sur le comportement du demandeur, émane du commandant supérieur des forces armées en Polynésie auquel Monsieur X appartient. Elle estime que, sauf circonstance particulière, un tel document, rédigé par un supérieur hiérarchique, dans l'exercice de ses fonctions, doit être regardé comme émanant de l'administration et ne peut dès lors être considéré comme susceptible d'être couvert par l'exception au droit d'accès relative aux documents dont la communication pourrait porter préjudice à leurs auteurs, cette exception au droit d'accès ayant pour objet de préserver les intérêts des tiers à l'administration et non ceux des autorités administratives. La commission considère donc que ce document est communicable à Monsieur X, dans la mesure où, comme l’a indiqué l’administration, la procédure disciplinaire dont il a fait l’objet est achevée. Elle émet donc un avis favorable, sous la réserve précédemment mentionnée