Avis 20144757 Séance du 08/01/2015

Madame X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 05 décembre 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Tilloy-lès-Conty à sa demande de copie des documents suivants : 1) le compte administratif 2013 avec les documents et les annexes ; 2) le budget primitif 2014 avec les documents et les annexes ; 3) le tableau d'amortissement d'un emprunt qui aurait été contracté depuis le 30 mars 2014 ainsi que, le cas échéant, la délibération associée ; 4) les mandats, les bordereaux de mandats et de recettes de l’exercice 2014 ; 5) les titres de recettes et de dépenses (y compris des remboursements des emprunts) de l'exercice en cours ; 6) l’état des recettes et des dépenses. En l'absence de réponse du maire de Tilloy-lès-Conty à la date de la séance, la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978. Elle émet donc un avis favorable. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.