Avis 20144689 Séance du 08/01/2015

Madame X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 décembre 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Georges-de-Didonne à sa demande de copie et envoi par courriel d'un extrait des tables décennales des naissances de la commune pour la période du 7 au 9 novembre 1953. La commission rappelle, comme elle a pu le souligner dans son conseil n° 20103032 du 21 décembre 2010, que les tables décennales, qui revêtent le caractère de documents administratifs au sens de l'article 1er de la loi du 17 juillet 1978, sont communicables intégralement et sans délai à toute personne qui en fait la demande. Elle émet donc un avis favorable. La commission rappelle qu’en vertu de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, applicable à la communication des archives publiques en application de l’article L213-1 du code du patrimoine, le droit d’accès s’exerce selon les modalités choisies par le demandeur, sous réserve des contraintes techniques de l’administration et de leur état de conservation. Sous cette réserve, il appartient donc en principe au maire de procéder à la reproduction et à l’envoi des archives publiques dont la communication lui est demandée. Toutefois, la commission considère que, lorsqu’une demande porte sur un volume important de documents qui ne pourraient être identifiés, triés, rassemblés et transmis sans perturber le fonctionnement des services, notamment lorsque ces derniers sont saisis de nombreuses demandes, l’administration peut se borner à proposer au demandeur de choisir entre les trois formules suivantes : - échelonner dans le temps la communication, selon un échéancier établi d’un commun accord ; - inviter le demandeur à consulter les documents sur place pour n’emporter copie que des pièces qui lui sont utiles, sous réserve qu’il puisse se déplacer sans difficulté et que des plages horaires suffisantes lui soient accordées pour ce faire ; - procéder à la communication de l’ensemble des documents contenant les pièces ou informations demandées, sans effectuer préalablement un tri pour n’en extraire que les éléments demandés : dans ce dernier cas, il appartient à l’administration de veiller à ne pas communiquer des documents en méconnaissance de la loi du 17 juillet 1978, de l’article L213-2 du code du patrimoine ou des régimes spéciaux énumérés à l’article 21 de cette loi. La commission rappelle qu’il appartient à l'autorité saisie, dans tous les cas, de procéder à une analyse au cas par cas des demandes qui lui sont adressées, afin de ne pas priver les usagers de tout droit d’accès. En l’espèce, la commission est fondée à penser que la demande ne porte pas sur un volume important d’archives publiques. Dans la mesure où la commune n'a pas encore procédé à la numérisation de la table décennale de 1953 et où l'intéressée déclare ne pouvoir se déplacer dans la commune et opter pour un envoi par courriel sans frais, la commission recommande à la mairie de procéder, dans la mesure du possible, à une photographie numérique des pages de la table décennale portant sur la période demandée et de l'envoyer par courriel à la demanderesse. Si la commune, qui n'est pas tenue de procéder à cette numérisation, ne souhaite pas y procéder, il lui revient, si l'état de conservation du document original ne s'y oppose pas, de proposer l'envoi d'une photocopie. Dans ce cas, la commune a la faculté de demander à l'intéressée le règlement préalable des frais de reproduction et d'envoi.