Avis 20144687 Séance du 08/01/2015

Monsieur X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 1er décembre 2014, à la suite du refus opposé par le proviseur du lycée de la Plaine de l'Ain d'Ambérieu-en-Bugey à sa demande de communication, par courrier électronique, d'une copie des comptes rendus du conseil d'administration du lycée de décembre 2013, juin 2014 et octobre 2014. La commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. S'agissant des modalités de communication, la commission estime qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission rappelle également que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom…) et du format (« natif » ou « image ») du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. En l'espèce, la commission n'a pu prendre connaissance des documents sollicités. Elle émet donc un avis favorable à la communication par courrier électronique des documents sollicités, sous réserve de leur existence en format numérique.