Avis 20144288 Séance du 27/11/2014

Monsieur X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 novembre 2014, à la suite du refus opposé par le maire d'Aire-sur-la-Lys à sa demande de copie et envoi postal de l'acte de mariage de Monsieur X X et Mademoiselle X X, célébré le 21 février 1911, sachant que la mairie demande la somme de 5 euros pour la délivrance de cet acte conformément à une délibération du conseil municipal du 19 décembre 2013. En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission rappelle que les registres de mariages sont communiqués à toute personne qui en fait la demande à l’expiration d’un délai de soixante-quinze ans à compter de leur clôture, fixé au e) du 4° du I de l’article L213-2 du même code. Elle relève que l’article 4 du décret du 3 août 1962 prévoit que les registres sont clos par l’officier de l’état civil à la fin de chaque année. La commission en déduit que les actes de mariage sont communicables à toute personne qui en fait la demande à l’expiration d’un délai de soixante-quinze ans à compter du 31 décembre de l’année au cours de laquelle ils ont été établis. Elle constate donc que l'acte de mariage sollicité est communicable à toute personne qui en fait la demande. Elle observe ensuite que le désaccord ne porte pas sur le caractère communicable du document mais sur le tarif pratiqué par la commune d’Aire-sur-la-Lys pour la délivrance d'une copie d'un acte d'état civil, à la suite d'une délibération de son conseil municipal en date du 19 décembre 2013 qui fixe ce tarif à 5 euros. La commission rappelle que les modalités d'accès aux archives publiques sont fixées à l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, auquel renvoie l'article L213-1 du code du patrimoine. En application de ces dispositions, l'accès aux archives publiques s'exerce notamment, au choix du demandeur, dans la limite des possibilités techniques de l'administration, et sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation de l'original, par la délivrance d'une copie, aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder les coûts déterminés conformément à l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005 et à l'arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d'Etat au budget du 1er octobre 2001. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement. Lorsque ces actes peuvent, eu égard à leur état de conservation, faire l'objet de photocopies, le montant des frais de reproduction ne saurait excéder le montant de 0,18 euro par page A 4 fixé à l'article 2 de l'arrêté du 1er octobre 2001. Lorsqu'il s'agit d'originaux reliés insusceptibles d'être reprographiés et dont la copie est obtenue à partir d'un microfilm, ou par photographie, l'autorité administrative peut tenir compte du coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document. La commission constate que l’état du document sollicité ne permet pas la réalisation d’une photocopie et que le tarif pratiqué pour une copie à partir d’un microfilm n’est pas excessif comparé aux tarifs pratiqués par d’autres administrations pour des prestation similaires. Par suite, elle considère qu'en l'espèce, la tarification retenue par la commune d’Aire-sur-la-Lys est conforme aux dispositions de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978 et de l'article 35 du décret du 30 décembre 2005. Elle invite donc le demandeur, s'il souhaite obtenir l'envoi de la copie dont la réalisation lui est proposée, à s'acquitter de ce paiement.