Avis 20144246 Séance du 18/12/2014

Monsieur X X, pour le syndicat CGT des agents territoriaux de la ville de Rueil-Malmaison, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 octobre 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Rueil-Malmaison à sa demande de communication des documents suivants, de préférence au format électronique : 1) les deux derniers bilans sociaux de la commune ; 2) le document unique ; 3) les règlements intérieurs suivants : a) le règlement intérieur des syndicats, adopté à l'unanimité lors du comité technique paritaire (CTP) du 21 novembre 2013 ; b) le règlement intérieur du CTP ; c) le règlement intérieur du comité d’hygiène et de sécurité (CHS) ; 4) les arrêtés individuels d’attribution de la nouvelle bonification indiciaire (NBI) pris pour l’application des décrets n° 2006-779 et n° 2006-780 du 3 juillet 2006 ; 5) les avis de création de poste et de vacance de poste pour les agents de catégorie A pour les années 2012, 2013 et 2014 ; 6) les avis de création de poste et de vacance de poste pour les agents de catégorie B de la filière sportive pour les années 2012, 2013 et 2014 ; 7) les documents suivants relatifs au recrutement de Messieurs X X, responsable de la piscine municipale, X X, chef de bassin de la piscine municipale et X-X X, responsable-adjoint de la piscine municipale : a) la déclaration de vacance d'emploi de conseiller territorial des activités physiques et sportives (CTAPS) de la piscine municipale adressée au centre de gestion, sur la base de laquelle est intervenue la nomination de Monsieur X X ; b) l'enregistrement par le centre de gestion de la déclaration de vacance d'emploi sur la base de laquelle est intervenue la nomination de Monsieur X X au grade de conseiller territorial des activités physiques et sportives contractuel ; c) la déclaration de vacance d'emploi d’éducateur territorial des activités physiques et sportives (ETAPS) de la piscine municipale, adressée au centre de gestion, sur la base de laquelle est intervenue la nomination de Monsieur X X ; d) l’enregistrement par le centre de gestion de la déclaration de vacance d'emploi sur la base de laquelle est intervenue la nomination de Monsieur X X au grade d’éducateur territorial des activités physiques et sportives contractuel ; e) la publicité quant à ces deux vacances de poste ; f) les actes de candidatures reçus à la suite de cette publicité ; g) les actes ou pièces apportant la preuve de la mise en concurrence de l'emploi sur lequel est intervenu la nomination de Messieurs X X et X X ; h) les contrats de recrutement ainsi que l'avenant éventuel ou l’arrêté de nomination de Messieurs X X, X X et X-X X ; i) les modalités du régime indemnitaire de Messieurs X X, X X et de X-X X ; 8) les procès-verbaux des CTP des 12 juin et 9 juillet 2014 ; 9) le procès-verbal du CHS du 19 juin 2014. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, de la loi du 17 juillet 1978 et des régimes particuliers énumérés aux articles 20 et 21 de cette loi pour obtenir la communication de documents. A ce titre, le maire de Rueil-Malmaison a indiqué à la commission, en réponse à la demande qui lui a été adressée, qu'il estimait que la demande, par son contexte et le volume des documents sur lesquels elle porte, présenterait un caractère abusif. La commission souligne cependant qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. De même, l'existence d'un contentieux ne suffit pas à conférer un caractère abusif à la demande. En l'espèce, il n'est pas apparu à la commission, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. La commission estime que les documents administratifs mentionnés aux points 1), 2), 3), 5), 6), 7)a) à e) et g), dans la mesure où ils existent, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Les arrêtés du maire visés aux points 4) et 7)h), s'ils existent, le sont également en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable sur ces points. Concernant les documents sollicités aux points 7)i) et les contrats et avenants visés au point 7)h), la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle individuelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. S'agissant plus particulièrement des contrats et avenants visés au point 7)h), ces documents sont communicables à toute personne qui le demande, sous réserve de l'occultation des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée de l'intéressé, telles que ses date et lieu de naissance et adresse personnelle, ou qui comporteraient une appréciation ou un jugement sur la valeur de l'agent public en cause. Lorsque la rémunération qui figure dans un contrat de travail résulte de l'application des règles régissant l'emploi en cause, sa communication n'est pas susceptible de révéler une appréciation ou un jugement de valeur, au sens des dispositions du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, sur la personne recrutée. En revanche, lorsqu'elle est arrêtée d'un commun accord entre les parties sans être déterminée par de telles règles, elle révèle nécessairement une appréciation et un jugement de valeur portés sur la personne recrutée. La communication du contrat ne peut dans ce cas intervenir qu'après occultation des éléments relatifs à la rémunération (CE, 24 avril 2013, Syndicat CFDT Culture, n° 343024). La commission rappelle que dans le cas où les montants accordés à l'intéressé à ces différents titres figureraient dans le contrat de travail, elle est défavorable à la communication des informations liées à la situation personnelle et familiale d'un agent de droit public, telles que le supplément familial, mais en revanche favorable à la divulgation du montant de l'indemnité géographique, qui est fonction du seul lieu de travail de l'intéressé. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la communication des documents visés aux points 7)i) et des contrats et avenants visés au point 7)h). Sont communicables, sous les mêmes réserves, les actes de candidature des candidats finalement retenus, mentionnés au point 7)f). En revanche, la communication des actes émanant d'autres candidats porterait atteinte à la protection de leur vie privée. La commission n'émet donc un avis favorable qu'à la communication des actes de candidature des candidats retenus, sous les réserves déjà énoncées. La commission émet enfin un avis favorable à la communication des procès-verbaux mentionnés aux points 8) et 9), sous réserve, le cas échéant, de l'occultation des mentions qui seraient relatives à la situation individuelle d'un agent. La commission précise que, lorsqu'une demande porte comme en l'espèce sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (décret du 30 décembre 2005 et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.