Avis 20143856 Séance du 13/11/2014

Monsieur X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 octobre 2014, à la suite du refus opposé par le maire d’Uhrwiller à sa demande de copie de l'acte de naissance de Madame X X, née le 5 novembre 1909. La commission rappelle que les registres de décès de l'état civil sont communicables à tous sans délai, conformément à l'article L213-1 du code du patrimoine, et que les registres de naissances et de mariages le sont à toute personne qui en fait la demande à l’expiration d’un délai de soixante-quinze ans à compter de leur clôture, fixé au e) du 4° du I de l’article L213-2 du même code. Elle relève que l’article 4 du décret du 3 août 1962 prévoit que les registres sont clos par l’officier de l’état civil à la fin de chaque année. La commission en déduit que les actes de naissance et de mariage sont communicables à toute personne qui en fait la demande à l’expiration d’un délai de soixante-quinze ans à compter du 31 décembre de l’année au cours de laquelle ils ont été établis. En l’absence de toute disposition permettant d’occulter d’un registre de l’état civil une mention marginale, la commission précise que l’acte est communicable avec l’ensemble des mentions apposées, dans les cas prévus par la loi ou en exécution d’une décision de l’autorité judiciaire, en marge de cet acte. Par conséquent, l'acte demandé ci-dessus est communicable. La commission rappelle également qu’en vertu de l’article L213-1 du code du patrimoine, l’accès aux archives s’exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, c'est-à-dire, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration : a) par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; b) sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder les coûts déterminés conformément à l’article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005 et à l’arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d’Etat au budget du 1er octobre 2001 c) par courrier électronique et sans frais, lorsque le document est disponible sous forme électronique. Le demandeur est par suite fondé à obtenir des services du maire l’envoi de copies simples de cet acte, dans son intégralité, avec ses mentions marginales éventuelles, sous réserve que les procédés de reproduction dont dispose la mairie ne nuisent pas à la conservation du document. A cet égard, s'agissant de registres, la photocopie doit être en général écartée. Dans cette dernière hypothèse, la consultation sur place des actes devrait lui être proposée. Sous ses réserves, la commission émet donc un avis favorable.