Avis 20143753 Séance du 30/10/2014

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 septembre 2014, à la suite du refus opposé par le ministre de l'intérieur à sa demande de communication, sur cédérom ou clé USB, de l'intégralité de son dossier administratif individuel. La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement de la loi du 17 juillet 1978. En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission qui ne dispose d'aucune information sur une éventuelle procédure disciplinaire en cours émet donc, en l'état, un avis favorable. Elle prend note, à cet égard, de l'intention du ministre de l'intérieur de communiquer le dossier sollicité révélée par la lettre qu'il a adressée au demandeur en vue du règlement préalable des frais de reproduction et d'envoi, frais que conteste le demandeur ainsi que le délai de traitement. La commission rappelle s'agissant des modalités de communication, qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. La commission considère que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Enfin, la commission précise que lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. La commission estime en conséquence que le délai de traitement et les frais réclamés au demandeur, à la condition qu'il n'existe aucune version électronique des pièces de son dossier personnel, sont compatibles avec les modalités de communication ainsi rappelées.