Avis 20143667 Séance du 16/10/2014

Maître XXX XXX, conseil de Madame XXX XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 septembre 2014, à la suite du refus opposé par la ministre de l'écologie, du développement durable et de l'énergie à sa demande de communication d'une copie des documents suivants concernant sa cliente : 1) son dossier administratif ; 2) ses demandes de détachement et l'ensemble des documents relatifs à leur instruction comprenant notamment les courriers et les procès-verbaux des commission administratives paritaires compétentes ; 3) les procès-verbaux des commissions administratives paritaires s'étant prononcées sur les changements d'affectation de sa cliente, notamment sur le poste de garde monitrice ; 4) l'ensemble des documents relatifs à l'avancement au choix dans les grades et corps supérieurs auxquels sa cliente pouvait prétendre, soit les grades de secrétaire administrative (puis d'administration et de contrôle) de classe supérieure depuis 2009 et le grade d'attaché à compter de 2013, comprenant notamment la liste des agents promouvables, les listes d'aptitude, les tableaux d'avancement, la liste des agents promus et les décisions de promotion. La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires auxquelles la compétence de la commission n'a pas été étendue. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement de la loi du 17 juillet 1978. En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission ne dispose d’aucune information concernant une éventuelle procédure disciplinaire. Elle émet donc un avis favorable en l’état à la communication de son dossier mentionné au point 1) à Madame XXX XXX. La commission relève que ses demandes de détachement sont communicables à Madame XXX XXX, ainsi que les autres documents mentionnés aux points 2) et 3) pour les seuls extraits qui la concernent, en application du II de l'article 6 de la loi précitée. Elle émet, sous cette réserve, un avis favorable sur ces points. S'agissant des documents mentionnés au 4), la commission rappelle que les tableaux d'avancement et listes de promotion sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande sous réserve de l'occultation des éventuelles mentions faisant apparaître l'appréciation portée sur d'autres agents que lui-même, en particulier les mentions relatives au motif d'avancement ou à un rythme d'avancement, conformément au II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Ces listes et ces tableaux ne sont donc communicables qu'à chaque intéressé, pour ce qui le concerne seul, dès lors qu'ils comportent une notation, une appréciation, ou un avis sur leur promotion, en application de ces mêmes dispositions. Ceux de ces documents qui ne comportent aucune de ces mentions sont en revanche communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la même loi alors même que peut apparaître, pour les tableaux d'avancement et les listes d'aptitude, l'ordre dans lequel les agents doivent être promus. La commission émet donc un avis favorable à la communication à Madame XXX XXX des listes et des tableaux sollicités, tels que les tableaux d'avancement ou la liste des agents proposés pour une promotion, qui comportent une notation, une appréciation ou un avis sur l'avancement ou la promotion, seulement en ce qui concerne sa propre notation ou son propre avancement. Elle émet également un avis favorable à la communication des autres documents, tels que les listes d'aptitude, la liste des agents qui remplissent les conditions pour pouvoir prétendre à une promotion, la liste des agents promus ainsi que leurs décisions de promotion.