Avis 20143516 Séance du 16/10/2014

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 septembre 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Mitry-Mory à sa demande de communication d'une copie des documents suivants : 1) les arrêtés municipaux du 26 mars 1991 approuvant les lotissements « Trois Moullins Habitat » et « Le Moulin à Vent » ; 2) les plans annexés aux permis de construire n° 772949400016 et n° 772949300152 ; 3) les plans annexés au permis de construire de la maison située au 3 de l'allée de la Briqueterie ou, à défaut des plans, les demandes de permis de construire ou les déclarations de travaux concernant les extensions (une véranda et un garage) de cette maison ; 5) le document comportant la surface du terrain déclarée dans la demande de permis de construire n° 0772494920023, accordé le 29 janvier 1993, pour une propriété située 15 rue André Carrez. La commission rappelle, en premier lieu, que les décisions expresses par lesquelles le maire statue au nom de la commune sur des demandes d’autorisation individuelle d’urbanisme sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Ce droit d’accès s’étend à l’ensemble des pièces annexées à ces actes (Conseil d’Etat, 11 janvier 1978, Commune de Muret, recueil Lebon p. 5). La commission estime que, s’agissant d’un arrêté portant permis de construire, doivent être regardées comme annexées à l’arrêté les seules pièces qui doivent obligatoirement figurer dans le dossier soumis au maire, en application des articles R*431-5 à R*431-33 du code de l’urbanisme. Les autres pièces, s’il en existe, relèvent du régime de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978 exposé ci-après. Lorsqu’aucune décision expresse n’a été prise par le maire sur la demande, le dossier perd son caractère préparatoire et devient communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, à l’expiration du délai faisant naître une décision tacite sur cette demande. En vertu du principe de l'unité du dossier, le droit à communication s'applique alors à tous les documents qu'il contient, dans le respect, toutefois, des dispositions des II et III de l'article 6 de la même loi, en application desquelles certains documents ne sont communicables qu’après occultation des mentions dont la communication porterait atteinte, notamment, à la sécurité publique ou à la sécurité des personnes, ou encore à la protection de la vie privée. La commission précise néanmoins qu’il n’y a jamais lieu d’occulter l’adresse du pétitionnaire, laquelle peut s’avérer au demeurant nécessaire à une personne pour notifier son recours contentieux contre le permis de construire, en application de l’article R600-1 du code de l’urbanisme. Ces dispositions de la loi du 17 juillet 1978 s’appliquent également, ainsi qu’il a été dit, aux documents insérés dans le dossier ayant donné lieu à une décision expresse du maire alors qu’aucune disposition législative ou réglementaire n’imposait de les joindre à la demande. La commission comprend de la réponse du maire de Mitry-Mory à la demande qui lui a été adressée, que le litige ne porte en réalité pas tant sur le principe de la communication pour les documents qui existent, que sur les modalités de cette communication eu égard au volume important des documents. La commission rappelle, à cet égard, qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'Etat et à ses établissements publics. Elle précise que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission indique enfin que si la commune n'est pas en mesure d'assurer elle-même la reprographie des documents sollicités en raison notamment de leur format, elle peut recourir à un prestataire de service extérieur. Le demandeur doit alors supporter l'intégralité des frais de copie : le devis doit lui avoir été préalablement soumis pour accord. Dans l'hypothèse où il le refuserait, il devrait opter pour une communication sous une forme autre que la copie sur support papier. En l'espèce, la commission relève, à la lecture de la réponse adressée le 21 juillet 2014 à Monsieur XXX XXX par la mairie de Mitry-Mory, que le refus de communication est établi dès lors que cette réponse ne mentionnait pas les aménagements des modalités de communication ci-dessus rappelées mais l'invitait, eu égard au volume des documents demandés, à une prise de rendez-vous afin d'expliquer l'objectif de ces requêtes et lui précisait que les documents étaient consultables sur place. La commission émet en conséquence, le cas échéant selon des modalités aménagées, un avis favorable à la communication des documents mentionnés aux points 1) à 5) s'ils existent, sans que puissent être opposées à Monsieur XXX XXX ses motivations réelles ou supposées.