Avis 20143499 Séance du 16/10/2014

Madame et Monsieur XXX - XXX ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 septembre 2014, à la suite du refus opposé par le président du conseil général du Loiret à leur demande de communication d'une copie de l'intégralité des dossiers administratifs de leurs enfants, XXX et XXX XXX, confiés aux services de l'aide sociale à l'enfance depuis le 6 janvier 2011, ainsi que des documents les concernant. La commission considère que le caractère communicable des pièces qui composent le dossier d’aide sociale à l’enfance dépend de l’état de la procédure et de l’objet en vue duquel elles ont été élaborées : 1. L’ensemble des pièces qui composent ce dossier avant que le juge des enfants soit saisi ou que le procureur de la République soit avisé, revêtent un caractère administratif. Il en va ainsi, en particulier, des documents relatifs au placement administratif du mineur. 2. Lorsque le juge des enfants a été saisi ou que le procureur de la République a été avisé en application des articles L226-4 du code de l’action sociale et des familles et de l’article 375-5 du code civil, les documents élaborés dans le cadre de la procédure ainsi ouverte, y compris le courrier de saisine ou d’information et la décision du juge des enfants ou du procureur de la République, constituent des documents judiciaires exclus du champ d’application de la loi du 17 juillet 1978. La commission n’est pas compétente pour se prononcer sur leur caractère communicable. 3. En cas de placement judiciaire du mineur, les documents établis par le juge, qu’il s’agisse de ses décisions (renouvellement du placement, modifications des mesures d’assistance éducative…) ou de courriers qu’il adresse aux services d’aide sociale à l’enfance, ainsi que ceux qui ont été élaborés à l’attention de ce dernier par l’administration, dans le cadre du mandat judiciaire qui lui a été confié, revêtent un caractère judiciaire. Il en va ainsi, en particulier, des rapports périodiques sur la situation et l’évolution du mineur obligatoirement adressés au juge des enfants en vertu de l’article 1199-1 du code de procédure civile et du dernier alinéa de l’article 375 du code civil. Il n’appartient qu’au juge de procéder à la communication de tels documents s’il l’estime opportun. En revanche, les autres documents élaborés par les autorités administratives (en particulier les services d’aide sociale à l’enfance) dans le cadre du placement judiciaire du mineur revêtent un caractère administratif et le conservent alors même qu’ils auraient été transmis au juge pour information. Il en va ainsi des correspondances entre les services intéressés, des rapports et notes établis pour les besoins de l’administration, des pièces retraçant les échanges entre le président du conseil général et les parents du mineur ou les accueillants familiaux. Les documents qui, en application de ces règles, revêtent un caractère administratif sont communicables dans les conditions et sous les réserves prévues par la loi du 17 juillet 1978. Doivent ainsi être soustraits à la communication ou occultés les documents et mentions faisant apparaître le comportement de tierces personnes (en particulier le ou les mineurs concernés) et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice (plaintes, dénonciations…), en application du II de l’article 6 de cette loi ainsi que les informations couvertes par le secret professionnel des personnes participant aux missions du service public de l'aide sociale à l'enfance en application du h) du 2° du I du même article. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du conseil général du Loiret a informé la commission de ce que les pièces de nature administrative ont été transmises au demandeur par lettre recommandée avec avis de réception en date du 4 septembre 2014 distribuée le 5 septembre 2014. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d’avis sur ce point. S'agissant du surplus de la demande, la commission considère que les pièces établies à la demande du juge des enfants ou pour ce dernier dans le cadre du mandat judiciaire constituent des documents judiciaires. Elle n'est, dès lors, pas compétente pour se prononcer sur leur caractère communicable. Elle émet, en conséquence, un avis défavorable sur ce point de la demande.