Avis 20143122 Séance du 18/09/2014

Madame XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier électronique enregistré à son secrétariat le 7 août 2014, à la suite du refus opposé par le maire du Teil à sa demande portant sur la conformité de la décision du maire subordonnant la communication d'une copie de l'ensemble des pièces composant le dossier de demande de permis d'aménager n° PA 007 319 13 C0002 à l'acquittement d'une somme de vingt euros et soixante-cinq centimes pour la reproduction de ce dossier par un prestataire de service extérieur. La commission, qui constate que le désaccord porte sur les modalités de la communication, rappelle qu’en vertu de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction. L’administration peut aussi recourir à un prestataire de services extérieur pour la réalisation de copies, en particulier mais pas uniquement lorsqu’elle ne dispose pas des moyens matériels ou humains de procéder à la reproduction sur support papier, ce qui peut être le cas pour des documents qui nécessitent de reproduire des plans à grande échelle. Ce n’est donc que lorsque l’état du document fait obstacle à sa reproduction sous le format sollicité que l’administration peut limiter son accès à une consultation sur place. Dans les autres cas, elle ne peut pas imposer au demandeur de se déplacer en mairie pour retirer les copies mais doit les lui adresser à ses frais et peut en exiger le paiement préalable. S’agissant du coût qui peut être mis à la charge du demandeur, l’article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005 précise que « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d’envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l’exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l’envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d’affranchissement selon les modalités d’envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l’envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l’arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L’intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter. Ces dispositions s’appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu’à l’État et à ses établissements publics. En cas de recours à un prestataire de service extérieur, le demandeur doit supporter l’intégralité des frais de copie : le devis doit lui avoir été préalablement soumis pour accord. Dans l’hypothèse où il le refuserait, il devrait opter pour une communication sous une forme autre que la copie sur support papier. En l'absence de réponse de l'administration, la commission estime qu'eu égard à la nature des documents sollicités portant sur un permis d'aménager comportant notamment des plans couleur et des photocopies au format A3, la commune du Teil, qui a, au demeurant invoqué à Madame XXX dans le courrier du 29 juillet 2014, l'absence de moyens techniques de reprographie, a pu recourir à un prestataire extérieur. Elle relève que les tarifs pratiqués par le prestataire pour les documents au format A4 sont inférieurs à ceux prévus par l'arrêté du 1er octobre 2001 et que ceux pour les autres documents ne présentent pas de caractère excessif. Elle estime donc que la commune du Teil a respecté les modalités de communication des documents sollicités. Elle ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis.